L’utilizzo dell’agenda cartacea per la gestione delle prenotazioni è un vero e proprio costo per i ristoratori. Più di quanto si immagina… Per colpa dell’agenda cartacea, infatti, non solo perdi prenotazioni, ma rischi di non avere completo controllo della gestione della sala e dei tavoli. Questo va ad incidere negativamente anche sull’esperienza complessiva del cliente all’interno del tuo locale.  

1. Elevato margine di errore di trascrizione

Sicuramente uno dei problemi più comuni che un ristoratore si ritrova a dover affrontare quando usa l’agenda cartacea per le prenotazioni del ristorante è quello degli errori di trascrizione. Gli errori durante l’inserimento di una prenotazione all’interno dell’agenda cartacea sono piuttosto vari. Dal nome scritto male, alla data sbagliata, fino al numero dei coperti della prenotazione.

Per non parlare di quando ti richiama il cliente per modificare la sua prenotazione. Cancellature e scarabocchi prenderanno il sopravvento, rendendo ancor più difficoltosa la comprensione dell’agenda! Ognuno di questi errori rappresenta per il tuo ristorante un grosso problema. Ogni errore sull’agenda cartacea incide negativamente sul servizio e, di conseguenza, sull’esperienza dei tuoi clienti. Con un software di gestione delle prenotazioni, invece, i ristoratori possono ridurre il margine di errore, grazie anche all’implementazione della funzione di prenotazione online.  Grazie a Plateform Light, il cliente può prenotare al ristorante direttamente online, attraverso il sito web del locale o da Google (grazie all’integrazione di Prenota con Google). Tu non dovrai fare più nulla: riceverai in automatico la prenotazione e la vedrai inserita nell’agenda digitale del tuo ristorante.

2. La consultazione dell’agenda cartacea per le prenotazioni

Un altro buon motivo per bruciare immediatamente l’agenda cartacea per le prenotazioni del tuo ristorante? Il problema della consultazione! Solitamente l’agenda per le prenotazioni si trova proprio lì, all’interno del locale. Questo significa che non puoi controllarla in tempo reale e ogni momento in cui hai la necessità. E, tra le altre cose, l’agenda cartacea può essere consultata soltanto da una persona alla volta. Immagina che nello stesso momento entrano nel tuo ristorante due coppie, con due prenotazioni differenti. Con l’agenda cartacea una delle due coppie, prima di potersi accomodare al loro tavolo, dovrà attendere che si liberi l’agenda per la consultazione. Attraverso un sistema di gestione online delle prenotazioni, come quello di Plateform Light, invece, basterà che il tuo personale di sala abbia a disposizione un tablet o uno smartphone. In pochi secondi, potranno verificare la prenotazione contemporaneamente e far accomodare entrambe le coppie, senza neanche un minuto di attesa. Il risultato? Clienti più felici e personale più soddisfatto!

3. Ogni prenotazione è unica

Ogni cliente merita di essere coccolato, di vivere un’esperienza memorabile all’interno del tuo ristorante. Ed è per questo che l’agenda cartacea non può essere il giusto alleato per permetterti di raggiungere questo obiettivo.

Rispondi mentre fai la spesa, rispondi mentre metti a letto i figli, rispondi appena sveglio, rispondi mentre guidi, esci dalla doccia bagnato per raggiungere il telefono che squilla e rispondi pure in accappatoio. Poi ci sono le chat: WhatsApp, Messenger, Telegram e tante altre.

Proprio come raccontato da Lorenzo Ferrari (qui per ascoltare Radio Ristorazione, il podcast di RistoratoreTOP), riuscire a segnare tutto sull’agenda cartacea è impossibile. Ogni prenotazione è unica e va gestita in modo identico e "procedurizzato". A volte, anzi, nella maggior parte dei casi, non basta essere bravi e organizzati. Non basta cercare di mantenere l’agenda cartacea pulita e in ordine. Sai perché? Semplicemente, perché siamo tutti umani. Dai ristoratori al personale del locale. E per questo, si rischia di sbagliare se non si ha il supporto di strumenti che permettono di automatizzare e facilitare le attività quotidiane. Il fatto di essere umani non può (e non deve) essere una scusa per non gestire in modo identico e metodico ogni prenotazione ricevuta. Quindi, se non hai un sistema di gestione delle prenotazioni testato, intuitivo e facile da usare, lo sbaglio è proprio dietro l’angolo. Ti serve un sistema automatizzato ed organizzato, con cui avere sempre tutte le prenotazioni sotto controllo, risparmiando tempo e migliorando la gestione della sala e dei tavoli.

4. La mancanza di flessibilità dell’agenda cartacea

Quando il tuo cliente telefona al locale per prenotare, lo fa all’orario che preferisce lui. E, nella maggior parte dei casi, l’orario in cui il cliente decide di prenotare, non è mai lo stesso in cui sei pronto tu a ricevere la sua prenotazione. Per questo motivo, ci si ritrova spesso ad inserire una prenotazione in maniera frettolosa, soprattutto se arriva durante l’orario di servizio. Per non parlare poi delle prenotazioni che arrivano il sabato sera… Attraverso l’elaborazione dell’Osservatorio Ristorazione dei dati di Plateform, infatti, è stato dimostrato che il fenomeno delle cosiddette “prenotazioni notturne” è quanto mai attuale.  Si tratta di persone che decidono di prenotare al locale durante un orario compreso tra la mezzanotte e le 6 del mattino. Addirittura, sono più di 3.000 i clienti che hanno telefonato, durante la stessa fascia oraria, per prenotare il ristorante. (fonte: Rapporto Osservatorio Ristorazione 2023) Così mentre il telefono squilla all’impazzata, tu non soltanto stai perdendo clienti ogni giorno. Li stai regalando alla concorrenza. Implementando la funzionalità delle prenotazioni online attraverso Plateform Light, puoi offrire ai tuoi clienti la possibilità di prenotare quando e dove vogliono. Intanto, tu riceverai in tempo reale la notifica della prenotazione e potrai decidere se accettare o rifiutare, in base alle esigenze del tuo locale.

5. L'organizzazione del personale di sala

Prima di cominciare il servizio è fondamentale organizzare e gestire in maniera efficace il personale di sala. Si tratta di uno dei tasselli più importanti per garantire un’esperienza formidabile ad ogni cliente. Per questo è essenziale avere sempre sotto controllo i turni dei tavoli, soprattutto durante i giorni in cui hai coda o c’è una serata sold out. Attribuire ad ogni prenotazione un tavolo ti permette di garantire un’accoglienza più veloce e un servizio più efficace.

Con l’agenda cartacea, riuscire ad assegnare un tavolo ad ogni prenotazione è davvero una missione impossibile (ancor di più se hai un locale con molti coperti). Per non parlare di uno dei problemi più diffusi nell’organizzazione dei tavoli: i no-show, ovvero quei clienti che non si presentano al tuo locale, nonostante abbiano prenotato. Riuscire a telefonare o contattare ogni cliente per ricordare loro della prenotazione diventa davvero difficile se hai soltanto un’agenda cartacea. 

Non solo se hai segnato male il numero non riuscirai a metterti in contatto con loro. Ma per poter telefonare tutti i clienti, ogni giorno, avresti bisogno di un addetto in sala che si occupi soltanto di questa attività. Ecco perché ti serve uno strumento che permette di gestire i tavoli in tempo reale e che invii dei promemoria automatici a tutti i clienti che prenotano al tuo ristorante.

Brucia la tua agenda cartacea per le prenotazioni: attiva subito Plateform Light!

Ormai bisogna ammetterlo: l’agenda cartacea è un oggetto medievale. Continuando ad utilizzare l’agenda cartacea per le prenotazioni del tuo locale stai rinunciando a tantissime opportunità: meno tempo, meno guadagni. Bruciare la tua agenda cartacea e scegliere finalmente di utilizzare un sistema di gestione online delle prenotazioni rappresenta un passo che spaventa spesso i ristoratori.  Ma i risultati sono decisamente sorprendenti!

Come ci ha raccontato Massimo che ha deciso di utilizzare Plateform per la gestione delle prenotazioni del suo locale di Torino, Dash. Un locale che da 0 prenotazioni online è arrivato ad ottenere il 99,7% delle richieste direttamente dal web (qui l’intervista completa). Usi ancora l’agenda cartacea per segnare le prenotazioni del tuo ristorante? È arrivato il momento di bruciarla: attiva subito la versione gratuita di Plateform Light!