7 step per la gestione avanzata delle prenotazioni per il tuo ristorante 

Nel mondo della ristorazione, il successo non si misura solo in piatti serviti, ma nella capacità di accogliere ogni cliente fin dal primo contatto.

Una prenotazione non è solo un dato in agenda: è l'inizio di un'esperienza. 

Eppure, per molti ristoratori, la gestione delle prenotazioni è ancora una procedura meccanica, affidata al caso, ad un'agenda cartacea o a messaggi sparsi.

Con una gestione avanzata delle prenotazioni, ogni contatto può trasformarsi in un'opportunità concreta di fidelizzazione, ottimizzazione della sala e incremento dell'incasso. 

Vediamo insieme i 7 step essenziali per portare la tua gestione prenotazioni a un livello superiore, con un focus pratico sui problemi reali dei ristoratori.

Premessa: prima di tutto serve un sistema di prenotazione online

Nel 2025, offrire un canale di prenotazione online non è più un’opzione, ma una necessità concreta per ogni ristorante.

I clienti si aspettano di poter prenotare in autonomia, da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento della giornata. Per questo motivo, tutto ciò che troverai in questo articolo parte da un presupposto chiaro: hai già attivato un sistema digitale per la gestione delle prenotazioni.

Se ancora non lo hai fatto, è da lì che devi iniziare. 

Senza un software di prenotazioni integrato, ogni strategia avanzata rischia di perdere efficacia. In questo articolo ti spieghiamo perché avere un software di prenotazioni è oggi indispensabile, e come può fare la differenza nella tua organizzazione quotidiana.

1. Guardati da fuori: la prima impressione conta (e molto)

Il cliente vede solo ciò che è visibile: logo, foto, testi. 

Se il tuo profilo è incompleto, poco curato o trasmette freddezza, stai già perdendo prenotazioni. 

Devi immaginare di essere un cliente che visita la tua pagina web per la prima volta. L'estetica non è un dettaglio: logo in alta qualità, foto professionali, colori coerenti con l'identità del locale e pulsanti ben visibili fanno la differenza.

Chiediti: il tono è accogliente? Le regole sono chiare? La comunicazione è coerente con il tipo di esperienza che proponi?

Il cliente non legge tra le righe: se qualcosa può essere frainteso, lo sarà.

Qui un esempio di come Trattoria Taiocchi (BG) ha impostato la sua frontpage di prenotazione su Plateform, in maniera chiara e coerente all’identità del locale:

2. Usa i testi prima della prenotazione per comunicare il tuo valore

Molti ristoratori sprecano lo spazio più strategico della prenotazione: i testi iniziali che introducono il cliente alla prenotazione. 

Come sfruttarli?

Qui puoi spiegare la tua politica di cancellazione, l'uso della carta di credito, la gestione dei gruppi, la presenza o meno di seggioloni, cani, opzioni vegetariane, ecc.

Insomma, tutto ciò che ti permetta di evitare che il cliente arrivi con aspettative sbagliate o domande irrisolte al ristorante.  

Qualche esempio? 

Parliamo della politica di No-Show. Meglio evitare frasi dirette e secche come “Per prenotare, è richiesta  la carta di credito a garanzia”. 

Piuttosto, puoi indicare  un testo come questo:

“Nelle date più gettonate chiediamo la carta di credito a garanzia della prenotazione. Questo serve a garantire il tuo tavolo e la tua prenotazione. Nessun addebito sarà effettuato prima della prenotazione ma, in caso di mancata cancellazione entro 72 ore dalla data prenotata, la no show fee è di 30€ per coperto". 

3. Raccogli i dati giusti con i campi aggiuntivi

Una gestione avanzata delle prenotazioni non riguarda semplicemente il gusto estetico, ma è una scelta strategica. 

Per questo motivo, tra gli step per gestire al meglio le prenotazioni in modo avanzato, abbiamo indicato anche la richiesta di campi aggiuntivi in fase di prenotazione.

Con i campi aggiuntivi puoi sapere in anticipo se tra i tuoi ospiti ci sono intolleranze, vegani, esigenze particolari. 

Questo ti permette di organizzare meglio la cucina, offrire un servizio su misura e, soprattutto, far sentire ogni cliente accolto.

I dati raccolti possono essere utili anche dopo: una campagna dedicata ai clienti vegetariani, un messaggio personalizzato per chi viene con il cane, un invito a un evento per chi ha già partecipato a una degustazione.

Vuoi qualche esempio? 

Ecco cosa fanno i tuoi colleghi ristoratori. 

Oh My God (PD) indaga il processo di scelta del cliente con questa domanda:  

4. Multilingua: parla al cliente nella sua lingua

Estate, turismo, clienti stranieri…

Riesci a gestire al meglio anche le richieste da parte dei turisti non italiani che desiderano riservare un tavolo al tuo locale?

Non sottovalutare questo aspetto: parlare nella lingua del cliente è un gesto di cura che aumenta le prenotazioni e riduce i malintesi.

Per questo, Plateform supporta 5 lingue per la prenotazione, inviando notifiche automatiche ai clienti in base alla loro lingua.

5. Il messaggio di conferma è un'arma segreta

Molti lo trascurano, ma il messaggio di conferma, a seguito di una prenotazione, è un momento chiave.

Qui puoi ribadire regole importanti, raccontare la tua filosofia, suggerire piatti da provare, indicare dove parcheggiare o quali attrazioni ci sono vicino al ristorante.

Un messaggio ben scritto rassicura, informa e crea aspettativa. Ed è spesso il primo contenuto che il cliente rilegge prima di arrivare da te.

Ne ha parlato anche Giampaolo Monti, co-founder di Plateform, in questo video.

6. Non dimenticare le prenotazioni telefoniche (e i walk-in)

Quando un cliente prenota al telefono, il rischio è che molti dati si perdano o vengano segnati in modo scorretto: nome, numero, allergie, numero di coperti, e così via. 

Ma sono preziosi!

Ecco perché è fondamentale chiedere sempre un contatto per inviare la conferma della prenotazione. In questo modo, puoi inserire la prenotazione manualmente nel tuo gestionale di prenotazione.

Il risultato? Aumenti la lista clienti, il tuo CRM e hai tutto sotto controllo.

Per i walk-in, invece, ovvero quei clienti che arrivano direttamente al locale, senza aver prenotato, cosa puoi fare? 

In questo caso, sfrutta strumenti come il Wi-Fi (se hai Plateform, puoi incentivare i clienti a lasciare i loro dati grazie al gioco del Naviga&Vinci) o ancora, QR code che rimandano ad un sondaggio per raccogliere contatti dopo l'arrivo. 

Oppure, chiedi al cliente se vuole essere iscritto al tuo programma Fidelity per vincere premi!

Insomma, crea occasioni intelligenti per restare in contatto anche dopo la visita.

7. Sfrutta i dati dopo la prenotazione per creare relazioni

La gestione avanzata delle prenotazioni non finisce con l'assegnazione del tavolo. 

Puoi sfruttare l'email per inviare una promozione, o usare i dati raccolti per segmentare i clienti e avviare automazioni personalizzate. Se un cliente ha indicato "senza glutine", puoi inviargli una campagna con piatti gluten free. Se è un cliente ricorrente, puoi invitarlo a un evento VIP.

Questo è il vero potere di una gestione intelligente: trasformare ogni dato in un'opportunità di marketing!

Abbiamo parlato nello specifico di questo argomento in questo articolo.

Conclusione

Ogni prenotazione è molto più di un numero in agenda. È il primo passo di un'esperienza che può trasformarsi in una recensione, una nuova prenotazione, un cliente fedele. 

Con Plateform, puoi automatizzare, personalizzare e valorizzare ogni singolo contatto.

Perché oggi, più che mai, il successo si gioca nel prima. E solo chi lo gestisce bene, lo trasforma in valore vero.

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