Nel mondo della ristorazione, l’estate è una stagione cruciale. Il numero di clienti aumenta, le giornate si allungano, i turni si moltiplicano e, soprattutto, le richieste di prenotazione si concentrano in poche ore della giornata.

In questo scenario, il rischio di overbooking è sempre dietro l’angolo. 

Succede quando il ristorante accetta più prenotazioni di quelle che realmente può gestire, con conseguenze disastrose: clienti in attesa, lamentele, tavoli assegnati due volte, servizio in affanno e uno staff costretto a rimediare in corsa.

Eppure, evitare tutto questo è possibile. Basta avere una gestione intelligente e digitale delle prenotazioni, pensata per affrontare proprio i picchi di affluenza.

Il vero danno dell’overbooking? La reputazione (oltre al fatturato)

Chi lavora nel settore lo sa: un errore nella gestione dei tavoli durante l’alta stagione può costare caro. 

Un cliente che aspetta troppo viene servito male. Uno a cui è stata data una prenotazione “doppia” se ne va. Un altro decide di non tornare più.

In estate, tutto questo succede più spesso di quanto si pensi, anche nei ristoranti più organizzati. Il volume di richieste cresce, il tempo per rispondere si riduce e la pressione aumenta.

Il risultato? Anche un piccolo errore nella gestione delle prenotazioni può mandare in tilt l’intero servizio.

A livello economico, l’overbooking può significare perdere clienti reali e ricevere recensioni negative proprio nel momento in cui il locale è più visibile. E questo, nel lungo periodo, può compromettere anche i mesi successivi alla stagione estiva.

Perché l’overbooking è più frequente d’estate

In estate, le variabili aumentano. I clienti prenotano più tardi, magari il giorno stesso. I turni si allungano. Il meteo incide sulla presenza in sala o in terrazza. E la gestione “manuale” – agenda cartacea, telefonate, messaggi sparsi – semplicemente non regge il ritmo.

In molti casi, l’overbooking nasce proprio da un mancato aggiornamento in tempo reale delle disponibilità: lo stesso tavolo viene promesso a più clienti, oppure viene lasciato vuoto per errore, mentre fuori c’è gente in attesa.

Un’altra causa frequente è la mancanza di limiti per fascia oraria o area: capita, ad esempio, di accettare troppe prenotazioni per le 20:30, senza avere abbastanza tavoli liberi in quel momento.

Come evitare l’overbooking (senza bloccare le prenotazioni)

La soluzione non è smettere di prendere prenotazioni. 

Al contrario, è automatizzare e strutturare il processo, per avere sempre il controllo su ciò che accade in sala. In questo modo riesci ad ottimizzare la capienza del locale e massimizzare il numero di coperti per ciascun turno.

Con un sistema come Plateform, puoi:

1. Impostare un numero massimo di coperti per ogni turno o fascia oraria

Tra le prime soluzioni per evitare l'overbooking c'è sicuramente quella di impostare un numero massimo di coperti per ciascun turno o fascia oraria.

Questo, infatti, ti consente di accettare solo il numero di clienti che la tua cucina e il tuo staff riescono a gestire, evitando picchi ingestibili.

2. Gestire turni differenziati per pranzo, cena, aperitivo o brunch

Puoi creare regole diverse per ogni turno, assegnare durate specifiche e distribuire meglio i flussi, evitando che tutti arrivino nello stesso momento.

Qui un esempio del Doroti (Calcinaia, PI) che gestisce al meglio i turni differenziandoli in base alla tipologia di servizio: dal brunch all’apericena, dal pranzo al dopocena.

3. Monitorare in tempo reale i tavoli liberi e quelli già assegnati

Con la vista “sala”, tu e il tuo staff potete sapere sempre chi è arrivato, chi deve ancora arrivare e quali tavoli si libereranno a breve. 

Così riduci le attese e migliori la rotazione.

Ecco un esempio di come poter monitorare in tempo reale le sale del tuo locale, direttamente da Plateform:

4. Attivare un sistema di prenotazione online aggiornato H24

Con una gestione digitale delle prenotazioni, ogni prenotazione ricevuta da Google e da web viene sincronizzata automaticamente.

Inoltre, nello stesso sistema puoi inserire le prenotazioni manuali, ovvero quelle che arrivano da telefono o da altri canali.

In questo modo non rischi sovrapposizioni, e ogni cliente ha una conferma certa della sua prenotazione, senza errori.

5. Usare la lista d’attesa per riempire tavoli liberati all’ultimo

Quante volte ti è capitato di avere il locale sold-out e poi poco prima dell’apertura arrivano le disdette last minute?

Proprio per questo è importante attivare una lista d’attesa intelligente. Si tratta di una lista in cui i clienti interessati a prenotare al tuo locale durante una giornata in cui sei sold-out, ti lasciano i loro dati per poter essere ricontattati in caso si liberi un posto.

Così, se qualcuno disdice poco prima dell’orario, puoi ricontattare chi era in lista d’attesa con un messaggio automatico e rimpiazzare subito il tavolo.

La tecnologia non è un freno: è una garanzia di efficienza

Molti ristoratori hanno timore di affidare la gestione dei tavoli a un sistema digitale, temendo di perdere il controllo. In realtà, la tecnologia – se progettata e implementata correttamente nel tuo locale – è uno strumento per aumentare il controllo, non per toglierlo.

Con Plateform, ad esempio, puoi visualizzare e modificare le prenotazioni anche da smartphone, ricevere notifiche in tempo reale, personalizzare le regole e avere sempre sott’occhio l’andamento della serata.

Ogni tavolo assegnato con intelligenza è un cliente in più servito bene. Questo significa anche che ogni errore evitato è una recensione negativa in meno.

Conclusione: più prenotazioni non devono significare più caos

L’estate non dovrebbe essere sinonimo di stress per chi lavora nella ristorazione. 

E invece, per chi non ha strumenti adatti, diventa spesso una corsa a ostacoli fatta di tavoli doppi, clienti arrabbiati, attese non previste e servizio sotto pressione.

Un buon sistema di prenotazione, integrato con la sala, il sito, Google e i social, può fare la differenza. Non solo ti evita l’overbooking, ma ti permette di ottimizzare i turni, migliorare l’esperienza e aumentare l’incasso senza perdere clienti per strada.

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