Analisi dei dati del ristorante: cosa guardare a settembre

A fine di agosto, se chiedi ad un ristoratore com'è andata la stagione, la risposta arriva in fretta e suona sempre più o meno così: bene, ma meno dell'anno scorso. Oppure: bene i weekend, male gli infrasettimanali. Sono impressioni costruite su quello che ricordi meglio, cioè le serate difficili e i pieni improvvisi.

Il problema è che a settembre bisogna prendere decisioni concrete. Quanti turni tenere in autunno, se chiudere un giorno, se cambiare gli orari, su cosa spingere fino a Natale. E le impressioni, per quanto sincere, sono una base fragile per decidere.

L'analisi dei dati di un ristorante non serve a produrre report. Serve a rispondere a due o tre domande pratiche prima di prendere le decisioni della stagione successiva.

Il numero che quasi nessuno guarda: quanti coperti per prenotazione

C'è un dato che dice molto e che raramente viene osservato: quante persone in media si siedono a ogni tavolo prenotato. A livello nazionale la media è di circa 3,85 coperti per prenotazione, con dicembre in cima grazie a cene aziendali e gruppi, e febbraio in fondo.

Perché conta. Se il tuo numero è più basso della tua media abituale, stai lavorando con più tavoli piccoli, il che significa più giri di servizio, più coperti apparecchiati e sparecchiati, più lavoro per la stessa sala piena. Se è più alto, stai attirando gruppi, e allora ha senso attrezzarsi: un menu per comitive, una regola sugli acconti, una disposizione dei tavoli pensata apposta.

Da dove arrivano davvero le tue prenotazioni

La seconda domanda riguarda i canali. Telefono, sito, Google, passaggio in sala: sapere quale porta più tavoli non è curiosità, perché ogni canale si comporta in modo diverso.

Chi prenota online lo fa con più anticipo, intorno alle 85 ore prima, mentre chi telefona si muove poco oltre i due giorni. Più anticipo significa più tempo per organizzare la sala e, se serve, per recuperare una disdetta. Anche i mancati arrivi cambiano parecchio: dalle prenotazioni online si aggirano intorno al 2%, al telefono anche meno, mentre chi si mette in coda senza prenotare cambia idea molto più spesso.

Non è un argomento contro il telefono, che resta il canale più usato dagli italiani. È un modo per capire dove conviene spingere: se il grosso delle tue prenotazioni passa da una sola fonte, sei più esposto quando quella fonte si inceppa, e ad agosto il telefono si inceppa spesso.

I giorni e le fasce che ti stanno costando

La terza domanda è la più concreta di tutte: quali servizi tengono e quali no. Non a sensazione, ma confrontando le stesse settimane dell'anno prima.

Qui la cosa utile non è il totale del mese, ma il dettaglio. Capita spesso che i pranzi di metà settimana siano stabilmente sotto la soglia di convenienza mentre le cene reggono benissimo, oppure che il venerdì sia diventato più forte del sabato senza che nessuno se ne sia accorto. Sono le informazioni che ti dicono se ha senso chiudere un servizio in autunno, dove concentrare il personale e quale sera vale la pena provare a costruire con un'iniziativa dedicata.

Vale la pena guardare anche l'orario in cui le prenotazioni arrivano, non solo quello dei tavoli. Se una parte consistente entra quando il locale è chiuso, significa che le persone decidono dove andare fuori dai tuoi orari di risposta, ed è un punto su cui abbiamo fatto due conti a proposito delle chiamate perse.

Quanti clienti hai visto una volta sola

L'ultima domanda è quella che pesa di più sull'autunno. Delle persone passate durante la stagione, quante sono tornate almeno una seconda volta?

È il numero che distingue un'estate buona da un'estate utile. Un locale che a fine agosto ha incassato bene ma ha visto quasi solo volti nuovi riparte a settembre da una sala da riempire di nuovo. Un locale che ha costruito qualche abitudine riparte da una base.

Per rispondere serve una cosa sola: che i passaggi siano registrati da qualche parte, con un nome o un contatto associato. Senza quello, la domanda resta senza risposta e a settembre l'unica strada è ricominciare a cercare persone, che è la più faticosa e la più costosa.

Ogni quanto vale la pena guardare i numeri del ristorante?

Una volta al mese per il quadro generale e una volta a stagione per le decisioni importanti è un ritmo sostenibile per la maggior parte dei locali. Guardarli ogni giorno serve a poco, perché le oscillazioni quotidiane sono rumore: quello che conta è il confronto con lo stesso periodo dell'anno precedente, che rende visibili i cambiamenti veri.

Servono strumenti complicati per analizzare i dati di un ristorante?

No, e questo è il punto. Le quattro domande di questo articolo trovano risposta facilmente se si utilizza un software gestionale come Plateform, perché raccoglie ogni giorno: coperti, canali, giorni, ritorni. È anche possibile tenere traccia di tutto a mano, nonostante sia più dispendioso in termini di tempo ed energie.

La differenza tra un locale che decide sui numeri e uno che decide a sensazione non è il software, è l'abitudine di guardarli prima di decidere.

Settembre è il momento giusto per farlo

Ad agosto sei dentro il servizio e non hai il tempo né la distanza per ragionare. A ottobre le decisioni le hai già prese, spesso senza accorgertene. Settembre è la finestra in cui puoi ancora scegliere come sarà il resto dell'anno.

Quanto erano grandi i tavoli? Da dove arrivavano le prenotazioni? Quali servizi hanno tenuto e quante persone sono tornate? Le risposte non ti diranno cosa fare, ma ti eviteranno di decidere sulla base di quello che ricordi meglio.

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