Cosa può fare un software di prenotazione per ristoranti (oltre alle prenotazioni)

Spesso il software di prenotazione funziona benissimo. È tutto il resto che resta sparso tra altre quattro app.

Le prenotazioni arrivano su un'app. I numeri dei clienti abituali stanno nella rubrica del telefono, o in un foglio Excel aggiornato quando c'è tempo. I messaggi per la serata a tema partono da WhatsApp, uno per uno. Il menu è un PDF da ricaricare a ogni cambio di carta, e per le recensioni si spera che qualcuno si ricordi di lasciarle.

Ogni strumento fa la sua parte. Il punto è che nessuno parla con gli altri, e a tenere insieme i pezzi resti tu, di solito a fine servizio.

Non esiste un elenco di funzioni giusto per tutti: un bistrot da trenta coperti e un ristorante che organizza eventi ogni settimana hanno bisogni molto diversi. Più che chiedersi cosa deve avere un software, conviene chiedersi cosa ti farebbe comodo, e cosa invece puoi tranquillamente lasciare fuori.

Software gestionale per ristoranti o software di sole prenotazioni: che differenza c'è

Un software gestionale per ristoranti è uno strumento che collega in un unico posto prenotazioni, dati dei clienti e comunicazioni, così che ogni prenotazione possa diventare anche un contatto da ricordare. Un software di sole prenotazioni, invece, gestisce il calendario dei tavoli e si ferma lì.

La differenza non si vede il giorno della prenotazione, quando entrambi fanno il loro lavoro. Si vede nei giorni dopo, se ti capita di voler ricordare che quel tavolo da quattro preferisce la sala interna, avvisare i clienti abituali della nuova carta o chiedere una recensione a chi è stato da te ieri sera. Se sono cose che non ti servono, un software di sole prenotazioni può bastare benissimo.

Quando può servire qualcosa in più

Qui sotto trovi alcune situazioni frequenti nei ristoranti. Se ti riconosci in una di queste, uno strumento in più potrebbe esserti utile; se no, puoi farne a meno senza problemi.

Se ti cercano soprattutto su Google

Molte persone scoprono un locale da Google Maps e vorrebbero prenotare senza uscire dalla scheda. In quel caso può esserti utile un software che ti permetta di attivare Prenota con Google: il pulsante compare sulla tua scheda e la prenotazione arriva direttamente nel tuo calendario. Se invece la maggior parte dei tuoi clienti ti chiama o passa dal sito, è un aspetto meno prioritario.

Se il telefono squilla durante il servizio

Per molte persone il telefono resta il modo più naturale di prenotare, ma non sempre puoi rispondere mentre sei in sala o in cucina. Un centralino automatico può lasciare a chi chiama la possibilità di prenotare in autonomia, mentre tu confermi con un click appena hai un momento.

Se organizzi spesso serate a tema o eventi

Quando un evento ha posti limitati, poter chiedere un pagamento anticipato può evitarti tavoli bloccati per chi poi non arriva. Le gift card digitali, invece, possono interessarti se i clienti ti chiedono spesso di regalare una cena.

Se vuoi restare in contatto con chi è già venuto

Ogni prenotazione porta con sé un nome, un numero e a volte un'occasione, come un compleanno. Se ti piacerebbe usarli, per esempio per avvisare i clienti abituali della nuova carta o per un messaggio di auguri, una lista clienti collegata alle prenotazioni può aiutarti, e le automazioni possono occuparsi dei messaggi al posto tuo. Se il tuo locale vive soprattutto di clientela di passaggio, può restare un aspetto secondario.

Se le recensioni arrivano a fatica

Chiedere una recensione a voce, a fine cena, non è sempre semplice. Un software che sa chi si è seduto al tavolo può mandare l'invito al momento giusto e solo a chi è venuto davvero: è il principio degli inviti automatici alle recensioni su Google e Tripadvisor. E se qualcosa non è andato come doveva, un sondaggio privato può fartelo sapere direttamente dal cliente.

Integrazioni e assistenza: due aspetti da guardare in ogni caso

Qualunque strada tu scelga, ci sono due aspetti che emergono solo con l'uso e che vale la pena verificare prima.

Integrazioni: con cosa dialoga il software

Se usi già un gestionale di cassa o scrivi ai clienti su WhatsApp, conviene capire se il nuovo software ci si collega: un'integrazione ben fatta ti evita di ricopiare gli stessi dati in due posti. Le domande utili sono due: con quali casse si integra, e se WhatsApp passa dalle API ufficiali di Meta o da soluzioni non ufficiali, che possono essere bloccate.

Assistenza: chi ti risponde quando serve

È l'aspetto più difficile da valutare prima di firmare e il primo che si nota dopo. Un software si usa ogni giorno, spesso nei momenti di maggiore pressione: conta sapere se dall'altra parte ci sono persone che conoscono la ristorazione, quanto è facile raggiungerle e se ti accompagnano anche dopo la prima configurazione.

Prima di firmare vale la pena chiedere da quanti anni esiste l'azienda, quante persone ci lavorano, come si contatta l'assistenza e cosa dicono le recensioni di chi la usa già. Sono informazioni che un fornitore solido condivide volentieri.

E l'intelligenza artificiale?

Sempre più software dichiarano di usare l'AI. La domanda utile è dove la usano: l'intelligenza artificiale può essere comoda quando lavora dentro gli strumenti di tutti i giorni, per esempio per scrivere e tradurre i testi di promozioni ed eventi o per importare il menu, e quando l'ultima parola resta sempre a te. Qui trovi un esempio di funzioni AI pensate per i ristoranti.

Software di sole prenotazioni o gestionale completo: il confronto

Se stai valutando se restare su un software di sole prenotazioni o passare a qualcosa di più completo, la tabella mette a confronto le due strade, con Plateform come esempio di gestionale.

Se oggi ti servono solo le prenotazioni, prima di pagare un abbonamento per un software che fa solo quello vale la pena sapere che esiste anche Plateform Free: gestisci i tavoli senza costi e senza commissioni, e aggiungi il resto quando ti serve.

E il prezzo?

Il prezzo conta, ed è giusto confrontarlo. Vale la pena però guardarlo insieme a quello che ti serve davvero: se per coprire le tue esigenze finisci per pagare più abbonamenti, il costo reale è la somma di tutti.

E va guardato anche come si muove nel tempo: un canone fisso e una commissione per coperto possono costare uguale a ottobre e in modo molto diverso a dicembre. Lo spieghiamo nell'articolo software di prenotazione per ristoranti: canone fisso o commissione?

Domande frequenti

Un software di sole prenotazioni basta per un locale piccolo?

Spesso sì, soprattutto all'inizio o quando i coperti sono pochi. Un consiglio: scegli comunque uno strumento che salvi i contatti dal primo giorno, così se un domani vorrai usarli li avrai già.

Cambiare software significa perdere i clienti già registrati?

Non necessariamente. Prima di cambiare chiedi al fornitore attuale se puoi esportare la lista clienti, e a quello nuovo se ti aiuta a importarla. Sono due domande semplici che ti evitano di ripartire da un foglio bianco.

Cosa chiedere durante una demo?

Oltre a vedere come si gestisce una prenotazione, chiedi di vedere cosa succede dopo:

• come vengono salvati i dati del cliente e cosa puoi farci;

• come parte una campagna o un messaggio automatico;

• con quali gestionali di cassa si integra;

• chi risponde quando hai bisogno di assistenza, e in che modo.

In sintesi: parti da come lavori, non dall'elenco delle funzioni

Non c'è un software giusto in assoluto. Se ti servono solo le prenotazioni, uno strumento semplice può bastare. Se invece ti accorgi che stai tenendo insieme a mano quattro app diverse, forse vale la pena cercare qualcosa che le metta in un unico posto.

Se vuoi vedere come funziona un gestionale come Plateform, con prenotazioni, lista clienti, campagne e recensioni nello stesso posto, puoi richiedere una demo: partiamo da come lavori oggi nel tuo locale.