Software di prenotazione per ristoranti: canone fisso o commissione?

Due software di prenotazione con lo stesso prezzo di partenza possono costare in modo molto diverso a fine anno.

Ottobre è il mese in cui molti ristoratori rimettono mano agli strumenti di lavoro prima delle feste, e il sistema per gestire le prenotazioni è spesso uno dei primi da rivedere.

Quando si confrontano le offerte, però, il prezzo mensile racconta solo metà della storia. Conta come quel prezzo si muove quando si muove il lavoro: nei mesi pieni, in quelli lenti, quando i clienti prenotano dal tuo sito o dalla tua scheda Google. Qui trovi i tre modelli di costo più diffusi, un esempio con i numeri e le domande da fare prima di firmare.

Commissione per coperto e canone fisso: cosa sono

La commissione per coperto è la cifra che il ristorante paga alla piattaforma per ogni persona che si siede al tavolo con una prenotazione passata dal sistema. Si calcola sulle persone, non sulle prenotazioni: un tavolo da sei vale sei commissioni.

Il canone fisso è un abbonamento mensile o annuale che copre l'uso del software, qualunque sia il numero di prenotazioni ricevute. A febbraio e a dicembre la cifra resta la stessa.

Tra i due esiste una terza strada, il modello misto: un canone per usare il gestionale più una commissione sulle prenotazioni che arrivano da alcuni canali, di solito il portale o l'app della piattaforma.

I tre modelli di costo di un software prenotazioni

Solo commissioni: paghi in base ai coperti

Il modello a sole commissioni non ha costi fissi: paghi solo per i coperti che arrivano tramite la piattaforma. Ha senso quando apri un locale nuovo, quando i coperti sono pochi o quando il portale ti porta davvero persone che non ti avrebbero trovato in altro modo. In quel caso la commissione è il prezzo della visibilità.

Il limite emerge quando il locale lavora bene. Il costo cresce con i coperti, quindi pesa di più proprio nei mesi in cui la sala si riempie da sola. A seconda del contratto, poi, la commissione può applicarsi anche a clienti che ti conoscono già e che hanno solo usato il pulsante della piattaforma per prenotare.

Commissioni + canone: il modello misto

Il modello misto somma un canone fisso a una commissione per coperto sulle prenotazioni che arrivano da alcuni canali. Il canone paga il gestionale, la commissione paga il traffico del portale. Sulla carta i due servizi restano separati.

Nella pratica il costo totale dipende da quante prenotazioni passano dal canale a commissione, e non è sempre facile tenerlo sotto controllo. Se il pulsante della piattaforma compare sulla tua scheda Google o nei risultati di ricerca, anche un cliente abituale può prenotare da lì. Il risultato è una base che paghi sempre, più una parte variabile che sale nei mesi pieni.

Canone fisso: un costo che non cambia con i coperti

Il modello a canone fisso fa pagare il software, non i clienti. Il costo è prevedibile: lo metti a budget a gennaio e resta uguale anche se a dicembre raddoppi i coperti.

Il punto da verificare è cosa include davvero il canone. Alcune offerte fisse hanno un tetto di coperti o di prenotazioni al mese, oltre il quale si paga di più, insomma una commissione con un altro nome. Altre fanno pagare a parte moduli e integrazioni. I messaggi WhatsApp, invece, con le API ufficiali di Meta si pagano a consumo con qualunque fornitore.

In cambio, un software a canone non vende la tua visibilità su un portale: lavora sulle prenotazioni che arrivano dai tuoi canali (sito, scheda Google, social, telefono) e sui clienti che hai già.

Quanto costa davvero un software prenotazioni? Un esempio con i numeri

Il costo reale di un software di prenotazione si misura sul mese più pieno dell'anno, non su quello medio. Prendiamo una trattoria da 60 posti che a novembre riceve 600 coperti con prenotazione online e a dicembre ne riceve 1.400. Le cifre qui sotto sono tonde e ipotetiche: servono a vedere come si muove il costo, non a confrontare listini reali.

Nei due modelli con commissione, dicembre costa più del doppio di novembre. Il canone fisso resta fermo. La differenza non sta nel prezzo di partenza, ma nella forma del costo: uno segue i coperti, l'altro no.

C'è un'altra lettura da fare con onestà. Se quei coperti arrivano da persone che senza il portale non ti avrebbero mai trovato, una parte della commissione è il costo per conoscerle. Se invece sono clienti che ti conoscono già, stai pagando per persone che erano comunque tue.

Canone fisso o commissione: il confronto in una tabella

La differenza principale tra i tre modelli è chi decide quanto paghi: nei modelli a commissione lo decidono i coperti, nel canone fisso lo decidi tu quando scegli il piano. La tabella mette a confronto i vari aspetti, con Plateform come esempio di software a canone fisso.

Le domande da farsi prima di scegliere

Conviene pagare a commissione se il ristorante è appena aperto?

Può convenire nei primi mesi, quando i coperti sono pochi e il portale ti porta persone nuove. Quando la clientela abituale cresce, conviene rifare i conti: la commissione continua a correre anche su chi ormai torna da te per scelta. Sul valore dei clienti che ritornano trovi un approfondimento in cliente occasionale e cliente abituale.

Le prenotazioni dal mio sito o da Google pagano la commissione?

Dipende dal contratto, ed è la prima cosa da chiedere. Alcuni modelli fanno pagare solo i coperti che arrivano dal portale, altri anche quelli presi dal modulo sul tuo sito o dal pulsante sulla scheda Google. Con un software a canone le prenotazioni dai tuoi canali rientrano nel prezzo, compreso il Prenota con Google.

Di chi sono i contatti dei clienti che prenotano?

I contatti sono tuoi solo se il contratto lo dice in modo esplicito. È un punto che pesa quanto il prezzo: nome, telefono ed email sono la base per far tornare le persone, con un invito a una serata a tema o al menu nuovo. Ne parliamo in clienti del ristorante e intermediari: di chi sono i dati.

Cosa chiedere al fornitore prima di firmare

• Su quali coperti si applica la commissione e da quali canali arrivano.

• Se il canone ha un tetto di coperti o prenotazioni al mese, e cosa succede oltre.

• Quali funzioni sono incluse e quali si pagano a parte.

• Se puoi esportare la lista clienti e usarla per le tue comunicazioni.

• Quanto costerebbe il mese più pieno dell'anno, non quello medio.

• Quanto dura il contratto e come si disdice.

In sintesi: il modello giusto dipende da dove arrivano i tuoi clienti

Se la maggior parte dei tuoi coperti arriva da persone che ti conoscono già, dal tuo sito, dalla scheda Google o dal passaparola, un costo che cresce con i coperti fa pagare proprio quelle persone. In quel caso un canone fisso è il modello più coerente: sai in anticipo quanto spendi e a dicembre hai una cosa in meno a cui pensare.

Se invece hai bisogno di farti conoscere e un portale ti porta davvero clienti nuovi, la commissione può avere senso per un periodo. L'importante è sapere su quali coperti la stai pagando.

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