Nel mondo della ristorazione, ogni scelta conta. 

Ma troppo spesso le decisioni vengono prese “a occhio”, basandosi su sensazioni, abitudini o intuizioni.

Eppure, ogni giorno, il tuo ristorante raccoglie dati preziosi: prenotazioni, preferenze, comportamenti dei clienti. Informazioni che potrebbero guidare campagne più efficaci, promozioni mirate e strategie intelligenti. Ma restano inutilizzate.

Essere un ristorante data-driven oggi non significa trasformarsi in analisti o esperti di numeri. Significa semplicemente usare gli strumenti giusti per leggere ciò che accade nel tuo locale e prendere decisioni più efficaci.

Un gestionale come Plateform ti permette di raccogliere e analizzare i dati delle prenotazioni in modo semplice e visivo. E quando i dati diventano chiari, il marketing smette di essere un tentativo e diventa una leva strategica.

In questo articolo vediamo come fare marketing in modo data-driven, partendo dai dati che già hai, e come usarli per attirare più clienti, farli tornare e migliorare i risultati, giorno dopo giorno.

I dati che ogni ristorante dovrebbe raccogliere (e spesso ignora)

La maggior parte dei ristoranti raccoglie dati senza nemmeno rendersene conto. 

Ogni prenotazione, ogni richiesta, ogni interazione è un tassello utile per capire chi sono i clienti, cosa cercano, quando vengono e quanto spesso tornano. Ma questi dati, se non vengono centralizzati e letti correttamente, restano dispersi tra messaggi WhatsApp, appunti cartacei, email e telefonate.

Con un sistema integrato come Plateform, tutti questi dati confluiscono in un’unica dashboard.

 E non parliamo solo di nome, data e ora della prenotazione.

I dati davvero strategici sono altri: frequenza di ritorno, preferenze alimentari, comportamenti ricorrenti, orari preferiti, canale di provenienza (Google, sito web, da telefono), eventuali no-show, spesa media stimata.

Sapere, ad esempio, che il martedì sera è il giorno con il tasso di riempimento più basso, o che un certo cliente ha prenotato 5 volte nell’ultimo trimestre, ti permette di agire.

Puoi creare una promozione specifica per i giorni deboli o attivare un trattamento personalizzato per i clienti ad alta frequenza.

La chiave è questa: non servono grandi volumi, ma informazioni strutturate. Anche in un piccolo ristorante, raccogliere i dati giusti, avere una Dashboard precisa, significa prendere decisioni migliori ogni giorno, senza sprechi.

Come segmentare il tuo pubblico con i dati delle prenotazioni

Una delle applicazioni più concrete del marketing data-driven per un ristorante è la segmentazione del pubblico. Non tutti i clienti sono uguali. 

C’è chi viene ogni settimana, chi si presenta solo in occasioni speciali, chi prenota per gruppi numerosi, chi ama il brunch e chi preferisce l’aperitivo del venerdì.

Con un gestionale integrato come Plateform, puoi suddividere la tua lista clienti sulla base di criteri reali, osservabili e attuali. 

Ad esempio, puoi creare segmenti come:

• Clienti ricorrenti che prenotano almeno due volte al mese

• Clienti dormienti che non tornano da oltre 90 giorni

• Chi prenota solo per eventi speciali

• Chi ha richiesto un tavolo esterno più di una volta

• Chi ha indicato intolleranze alimentari

A cosa serve tutto questo? A inviare comunicazioni personalizzate e pertinenti. Se sai che un cliente prenota sempre a pranzo, ha senso scrivergli per invitarlo a una nuova proposta di menù light. 

Se un altro ha partecipato a una serata di degustazione, puoi riservargli in anteprima il prossimo evento.

La segmentazione è la base per costruire relazioni autentiche. Non stai più mandando un messaggio a tutti: stai parlando alle persone giuste, nel momento giusto, con l’informazione giusta. E in ristorazione, dove il margine si gioca sulla fidelizzazione, questo fa la differenza.

I KPI che contano davvero per il tuo ristorante

In un contesto sempre più competitivo, capire quali dati guardare è importante quanto averli. 

Molti ristoratori si limitano a osservare quanti coperti hanno fatto o se la serata è andata “bene”. Ma il vero valore del marketing basato sui dati emerge quando si iniziano a monitorare i giusti indicatori.

Uno dei KPI più sottovalutati, ma fondamentali, è il tasso di ritorno dei clienti. 

Sapere quanti ospiti tornano nel tuo locale dopo la prima visita ti permette di misurare la soddisfazione reale, il valore della tua accoglienza e l’efficacia del tuo follow-up. Con Plateform, puoi visualizzare facilmente la frequenza di prenotazione per singolo cliente.

Altro dato prezioso è l’orario di picco per le prenotazioni. 

Questo ti aiuta a capire quando il tuo ristorante è più attrattivo, e quando invece servono azioni promozionali mirate. Ad esempio, se il martedì sera è debole, puoi lanciare una campagna specifica solo per quella fascia.

Non dimentichiamo poi i clienti VIP, quelli che prenotano spesso, spendono di più o ti portano altri clienti. Riconoscerli (e premiarli) ti consente di trasformarli in veri ambassador del tuo locale. Plateform ti consente di associare tag automatici ai clienti in base a numero di visite, scontrino medio, occasioni speciali e altro ancora.

Infine, è utile monitorare la percentuale di no-show (prenotazioni non rispettate). Questo indicatore, se controllato nel tempo, può suggerirti la necessità di introdurre nuove strategie per limitare il danno economico causato dai clienti che prenotano e poi non si presentano.

Ad esempio? Con un sistema di garanzia con carta di credito oppure con la richiesta di doppia conferma della prenotazione unita al messaggio di promemoria autonomatico.

L’obiettivo non è avere più numeri da analizzare, ma pochi numeri chiari per prendere decisioni migliori.

Esempi di dashboard utili per prendere decisioni migliori

Avere i dati è solo metà del lavoro. Il vero vantaggio arriva quando puoi leggerli in modo semplice, visuale, aggiornato. È qui che entra in gioco il valore di una dashboard costruita per la ristorazione, pensata non per gli analisti, ma per chi ogni giorno deve prendere decisioni operative, anche al volo.

Con Plateform, ogni ristoratore ha accesso a una dashboard chiara, dove può vedere in pochi secondi:

• Andamento prenotazioni (o anche delivery e take-away), utile per capire se sei in crescita o se ci sono cali da indagare.

• Provenienza delle prenotazioni: Google, sito web, social o manuali, per capire dove investire nel marketing.

• Coperti per motivo della visita, che ti aiuta a identificare cosa davvero attira i clienti (un brunch, un dopocena, un aperitivo, ecc.) e su quali leve puntare nella comunicazione.

• Andamento della lista contatti, ovvero come cresce il tuo database clienti nel tempo. Più contatti attivi hai, più efficace sarà il tuo marketing diretto.

• Progressione delle recensioni su TripAdvisor, indicatore chiave per monitorare la qualità percepita del servizio e l’efficacia dell’esperienza offerta.

• Andamento delle iscrizioni alla Fidelity, per capire se le tue iniziative di fidelizzazione stanno funzionando o se serve più spinta.

Questi dati non servono a “guardare indietro”, ma a decidere meglio cosa fare domani. 

Se vedi che la maggior parte dei clienti prenota per un’occasione speciale, puoi pensare a una campagna personalizzata. 

Se le recensioni calano in certi giorni, puoi rivedere l’organizzazione dei turni. Se le iscrizioni alla Fidelity rallentano, forse serve un incentivo in più.

La tecnologia non è utile perché misura tutto, ma perché ti dà la possibilità di migliorare ogni giorno, con dati veri, senza andare a intuito.

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