L’estate è una stagione ricca di opportunità per il settore della ristorazione.

Le persone hanno più tempo libero e prenotano più spesso per andare a cena fuori. Ma tutto questo si traduce anche in maggiore pressione organizzativa per chi gestisce un locale.

Se non si hanno strumenti adeguati, la mole di richieste, le prenotazioni improvvise, i no-show e la gestione degli spazi possono rapidamente trasformarsi in problemi concreti. 

Ecco perché è fondamentale individuare in anticipo gli errori più frequenti e correggerli prima che diventino un freno alla produttività (e al fatturato).

1. Affidarsi ancora a metodi manuali per gestire le prenotazioni

Nel pieno della stagione estiva, appuntarsi le prenotazioni su un’agenda cartacea, gestirle con messaggi sparsi su WhatsApp o affidarsi esclusivamente alle telefonate significa esporre il locale a errori evitabili. 

Sovrapposizioni, prenotazioni dimenticate o clienti confusi sull’orario diventano molto frequenti quando il carico di lavoro aumenta.

In queste situazioni, ogni errore rischia di avere un impatto diretto sull’esperienza del cliente, generando lamentele, attese prolungate e recensioni negative. Anche lo staff è sotto pressione: dover verificare prenotazioni su più canali mentre si è già impegnati in sala non è sostenibile.

💡Cosa fare? Adotta un’agenda digitale unica, che raccolga in automatico tutte le prenotazioni da web, Google, telefono e social. Così non rischi errori, dimenticanze o sovrapposizioni.

2. Non offrire un sistema di prenotazione online attivo 24/7

Durante l’estate, le abitudini dei clienti cambiano. 

Le persone prenotano più tardi, magari dallo smartphone, fuori orario o durante il weekend, o addirittura di notte. Se il ristorante offre come unico canale la chiamata telefonica o i messaggi manuali, rischia di perdere prenotazioni semplicemente perché il cliente non riesce a ricevere risposta in tempo utile.

Limitare la possibilità di prenotare al solo orario di apertura o costringere i clienti a chiamare significa rinunciare a una fetta di clientela che si aspetta oggi la possibilità di effettuare una prenotazione immediata e autonoma. 

Ogni richiesta che non trova risposta è un tavolo potenzialmente perso.

💡Cosa fare? Implementa un sistema di prenotazione online, accessibile h24,che permetta di attivare anche il pulsante prenota un tavolo su Google e Google Maps. I clienti prenotano quando vogliono, tu non devi fare nulla.

3. Non gestire i no-show con strumenti preventivi

In estate, tra turisti che cambiano piani all’ultimo minuto e clienti distratti, i no-show diventano ancora più frequenti. 

Ritrovarsi con un tavolo prenotato che rimane vuoto, mentre altri clienti vengono rifiutati per mancanza di posti, rappresenta una doppia perdita.

Molti ristoranti non adottano ancora sistemi di conferma automatica, promemoria o richieste di riconferma. Senza queste precauzioni, il rischio di no-show e di perdite economiche conseguenti a clienti che prenotano e non si presentano, è sempre dietro l’angolo.

💡Cosa fare? Invia conferme e promemoria automatici via SMS o WhatsApp. Per eventi o serate speciali, chiedi una carta di credito o un acconto: chi prenota sarà più motivato a presentarsi (o a disdire in tempo utile).

4. Non sfruttare le richieste perse per creare una lista d’attesa

Spesso, nei periodi di alta stagione, i ristoranti si trovano a rifiutare prenotazioni perché già al completo. 

Ma se non si tiene traccia di chi ha provato a prenotare – magari per ricontattarlo in caso di disdetta – si stanno perdendo occasioni concrete di riempire ogni singolo coperto.

Questo è particolarmente vero quando i clienti non vengono informati tempestivamente della disponibilità improvvisa di un tavolo, lasciando il ristorante con coperti inutilizzati nonostante la domanda fosse alta.

Per questo, può essere davvero utile avere una lista d’attesa attiva durante le serate in cui il tuo locale è sold-out. Significa che in caso di cancellazione, potrai rimpiazzare il tavolo con un cliente in lista d’attesa.

💡Cosa fare?Attiva una lista d’attesa digitale. Quando un tavolo si libera, puoi contattare chi era in coda con un messaggio automatico e riempire subito il posto.

5. Dimenticare di aggiornare turni, orari e disponibilità stagionali

L’orario di apertura può cambiare in estate, così come la disponibilità di turni (pranzo, cena, aperitivi, brunch…). 

Ma se queste modifiche non vengono comunicate con precisione sui canali digitali – Google, sito, piattaforme di prenotazione – si genera confusione.

Disorganizzazione e disallineamento tra informazioni interne e visibilità esterna sono errori che si pagano, spesso, con una cattiva reputazione.

💡 Cosa fare? Aggiorna sempre turni e orari su tutte le piattaforme. Con un gestionale, puoi farlo una volta sola, in pochi clic.

6. Perdere il controllo del flusso sala durante i turni di punta

Nei momenti di massima affluenza, come i weekend estivi o le festività locali, è fondamentale sapere chi ha prenotato, chi è già arrivato e quali tavoli sono liberi o in rotazione. 

Senza un monitoraggio in tempo reale, la sala rischia di andare nel caos.

È difficile lavorare in serenità quando il personale di sala deve continuamente chiedere conferma su prenotazioni, arrivi o disponibilità. Ogni secondo perso in coordinamento è un secondo tolto all’esperienza del cliente.

💡Cosa fare? Usa un sistema di monitoraggio in tempo reale. Lo staff può segnare gli arrivi, visualizzare lo stato di ogni tavolo e mantenere il controllo della sala. Tutto in una sola piattaforma e in pochi click.

7. Non sfruttare i dati per correggere gli errori (e migliorare)

L’estate è anche il momento migliore per imparare. Chi sono i tuoi clienti più assidui? Quali canali portano più prenotazioni? In quali giorni hai perso più tavoli a causa dei no-show?

Senza uno storico dettagliato, questi dati restano nel limbo della percezione, impedendo al ristoratore di migliorare davvero.

Servono dati concreti per ottimizzare personale, orari, offerte e flusso di lavoro. 

💡  Cosa fare? Scegli un gestionale che ti dia report e statistiche chiare. Così puoi prendere decisioni migliori, ottimizzare lo staff e pianificare le promozioni.

Plateform ti aiuta a gestire meglio le prenotazioni durante l’estate

La gestione delle prenotazioni in estate richiede organizzazione, automazione e reattività. Affidarsi ancora a metodi manuali o improvvisati è rischioso, soprattutto in un periodo così competitivo.

Con un gestionale come Plateform, puoi:

• Centralizzare e automatizzare tutte le prenotazioni

• Evitare errori e no-show

• Ottimizzare la sala e i turni

• Raccogliere dati preziosi

• Richiedere la carta di credito a garanzia

• Inviare reminder e promemoria automatici ai clienti

• Implementare le tue strategie di marketing.

E tanto altro ancora!

Conclusione

La stagione estiva può essere un acceleratore per la crescita del tuo ristorante, ma solo se affrontata con gli strumenti giusti.

 Molti degli errori elencati non derivano da mancanza di capacità o di impegno, ma da una gestione ancora troppo manuale, frammentata e reattiva.

Investire nella digitalizzazione del processo di prenotazione significa liberare tempo, ridurre gli errori, aumentare la soddisfazione dei clienti e migliorare il controllo sull’intero servizio. 

È una scelta strategica, che fa la differenza tra un’estate “piena” e una davvero redditizia.

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