Nella ristorazione, ogni prenotazione rappresenta un'opportunità per offrire un’esperienza unica ai clienti, ma anche una sfida organizzativa per il ristoratore.

Con una gestione digitale delle prenotazioni, tutto il processo – dalla prenotazione fino al post-visita – diventa fluido, efficiente e privo di errori.

In questo articolo vediamo il ciclo completo di una prenotazione digitale e come un software di gestione possa ottimizzarlo in ogni fase.

1. Il cliente prenota: inserimento da web o Google

Il primo step della vita di una prenotazione avviene direttamente dal cliente, che può prenotare attraverso i diversi canali che ha a disposizione il tuo locale. Ovvero:

• Pagina web di prenotazione del  ristorante

• Google (tramite la scheda Google My Business)

• Canali social con link alla prenotazione

• Sito web

• Prenotazione telefonica gestita manualmente.

L’obiettivo in questa fase è offrire un’esperienza di prenotazione semplice, veloce e immediata, riducendo la necessità di telefonate e messaggi manuali.

2. Conferma della prenotazione: manuale o automatica

Una volta che il cliente ha inserito la sua prenotazione, questa può essere gestita in due modi:

• Conferma manuale: il ristoratore verifica la richiesta e conferma la prenotazione manualmente, ad esempio per garantire la disponibilità o personalizzare l’assegnazione del tavolo.

• Conferma automatica: se hai a disposizione un software per le prenotazioni del ristorante, in questo caso puoi fare in modo che il  sistema accetti e confermi automaticamente la prenotazione, inviando una notifica immediata al cliente.

Con un software di prenotazioni, al cliente sarà inviato automaticamente un messaggio personalizzato via  email, SMS o WhatsApp, fornendo tutti i dettagli della sua prenotazione (orario, numero di persone, indirizzo del ristorante).

3. Assegnazione del tavolo: manuale o automatica

Dopo la conferma, arriva il momento di assegnare il tavolo a ciascuna prenotazione.

A questo proposito, puoi  gestire questo processo in due modi:

• Assegnazione manuale: il ristoratore sceglie personalmente il tavolo più adatto in base alle richieste del cliente (es. vicino alla finestra, in una sala più riservata).

• Assegnazione automatica: il sistema assegna il tavolo in base a disponibilità, priorità preimpostate e criteri di ottimizzazione dello spazio.

Questa fase è cruciale per ottimizzare la gestione della sala e garantire un’esperienza fluida per tutti i clienti. Ma non solo. Attraverso un’assegnazione automatica dei tavoli, puoi migliorare anche il turnover dei tavoli, assicurandoti di accogliere il maggior numero di clienti possibili per ogni turno.

4. Comunicazione con il cliente: aggiornamenti e reminder

Uno dei principali vantaggi della gestione digitale è la possibilità di automatizzare la comunicazione con il cliente.

Ecco qualche esempio di messaggio automatico da inviare al cliente, grazie alla gestione digitale delle prenotazioni:

• Messaggi di conferma immediata con tutti i dettagli della prenotazione

• Promemoria il giorno prima per evitare no-show, con possibilità di riconferma da parte del cliente.

• Messaggi di reminder con indicazioni utili, come parcheggi disponibili o dettagli su menù e allergeni.

• Richiesta di doppia conferma, così da richiedere al cliente di confermare nuovamente la prenotazione ed assicurarti che non diventi un no-show.

Automatizzare questi passaggi da un lato migliora l’esperienza del cliente, dall’altro  riduce il rischio di disdette dell’ultimo minuto.

5. Arrivo del cliente al ristorante

Quando il cliente arriva al ristorante, attraverso una gestione digitale delle prenotazioni, il personale di sala può a colpo d’occhio:

• Verificare la prenotazione tramite il software e accompagnarlo al tavolo assegnato.

• Segnare l’arrivo del cliente con un click, nell’agenda digitale, così da monitorare il flusso di servizio in tempo reale.

Questo permette di velocizzare il più possibile l’accoglienza del cliente e di rendere il servizio più efficiente e rapido.

6. Dopo l’esperienza: messaggio di ringraziamento e richiesta feedback

Una volta terminata l’esperienza all’interno del locale, è il momento di fidelizzare il cliente e ricavare informazioni utili ai fini di migliorare il servizio e gestire eventuali clienti insoddisfatti.

Per questo è importante far capire al cliente che non viene “abbandonato”.

Con una gestione digitale delle prenotazioni, infatti, il cliente riceve un messaggio automatico di ringraziamento. Si tratta di un’occasione utile da sfruttare anche per avere un suo feedback riguardo l’esperienza vissuta al tuo locale.

📩 Ecco un esempio di messaggio di ringraziamento:
"Grazie per aver cenato da [Nome Ristorante]! Speriamo che l’esperienza sia stata di tuo gradimento. Facci sapere com'è andata!"

L’aggiunta di faccine interattive (positive o negative) consente al cliente di lasciare un feedback immediato con un semplice clic, tramite Sondaggio.

Se il cliente seleziona una valutazione positiva, può essere indirizzato direttamente a lasciare una recensione su Google o TripAdvisor.

Se, invece, il cliente invia un feedback negativo, puoi cercare di rimediare, ascoltando il suo parere ed eventualmente scusandoti dell’incomprensione. Questo ti permette così di disinnescare recensioni negative dei clienti insoddisfatti.

7. Richiesta recensione: ottieni più recensioni online

Come sai, le recensioni online sono essenziali per la reputazione di un ristorante. Plateform automatizza anche questo passaggio, inviando ai clienti soddisfatti un link diretto per lasciare una recensione via TripAdvisor e/o Google.

Questo processo aiuta il ristorante a ottenere più recensioni positive in modo naturale e senza risultare invasivo.

8. Fidelizzazione del cliente: CRM e comunicazioni personalizzate

Dopo la visita, l’obiettivo è fare in modo che il tuo ristorante sia impresso nella mente dei tuoi clienti!

Per questo motivo, è fondamentale implementare una serie di attività di marketing volte ad incentivare i clienti a tornare sempre più spesso al tuo locale.

Con una gestione digitale delle prenotazioni, infatti, i dati dei clienti vengono automaticamente salvati nel CRM, permettendo così di attivare strategie di fidelizzazione come:

🎉 Email per auguri di compleanno con uno sconto dedicato.
💌 Campagne "Ci manchi" per invitare il cliente a tornare con una promo esclusiva.
📣 Newsletter con eventi e promozioni per mantenere vivo l’interesse.

Queste azioni consentono di mantenere un contatto costante con il cliente e aumentare le probabilità che torni al ristorante.

Conclusione: perché digitalizzare la gestione delle prenotazioni?

La gestione digitale delle prenotazioni non è solo un vantaggio, ma una necessità per i ristoratori nel 2025. Grazie a Plateform, ogni fase della prenotazione – dall’inserimento alla fidelizzazione – diventa più efficiente e automatizzata.

Ecco i vantaggi principali della digitalizzazione delle prenotazioni:
✔️ Meno errori e prenotazioni perse
✔️ Riduzione dei no-show grazie ai promemoria automatici
✔️ Maggiori recensioni online per migliorare la reputazione
✔️ Comunicazione fluida con i clienti
✔️ Fidelizzazione efficace con CRM e campagne mirate

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