Il vero valore delle prenotazioni di gruppo

Tavolo da dieci. Un compleanno, una festa tra amici, un pranzo di lavoro, un gruppo che si ritrova una volta all'anno.

A prenotare è stata una persona sola. Hai il suo nome, il suo numero, l'orario e quanti sono. Delle altre nove non sai niente: non come si chiamano, non se tornerebbero volentieri, non quando è il loro compleanno.

Eppure sono state nel tuo locale per due ore, hanno mangiato bene e sono uscite contente. Non capiterà più un momento così favorevole per chiedere loro qualcosa.

Cosa sai davvero di un tavolo numeroso

Una prenotazione di gruppo è una prenotazione fatta da una persona per conto di molte altre. Tutte le informazioni che entrano nella tua agenda riguardano chi ha chiamato o compilato il modulo: il resto del tavolo, per il tuo archivio, non esiste.

È una differenza che si nota solo dopo. Dieci coperti di dieci prenotazioni diverse ti lasciano dieci contatti; dieci coperti di una prenotazione sola te ne lasciano uno. Lo stesso incasso, un decimo delle persone che puoi ricontattare.

Perché quei contatti valgono più degli altri

Il primo motivo è il momento. Hanno appena mangiato da te, erano lì per festeggiare qualcosa, e le persone sono molto più disponibili a lasciare un contatto quando stanno bene che quando ricevono un messaggio da un locale che non ricordano.

Il secondo è che i tavoli numerosi nascono quasi sempre da occasioni che si ripetono. Un compleanno torna ogni anno, un anniversario pure, un gruppo che si ritrova lo fa per abitudine. Chi era seduto a quel tavolo è esattamente la persona che potrebbe organizzare la prossima occasione.

Il terzo è il più interessante. Oggi conosci solo chi ha prenotato; ognuna delle altre nove persone, invece, è una persona che oggi non puoi raggiungere. Può tornare da sola per una cena normale, portare la famiglia la domenica, prenotare per due, o organizzare il prossimo tavolo numeroso. In tutti i casi serve che si ricordi di te al momento giusto, ed è esattamente quello che un contatto ti permette di fare.

I due momenti in cui funziona

Non tutti i momenti vanno bene, e sbagliarlo è il modo più veloce per sembrare invadenti. Quelli che funzionano sono due, e sono entrambi tempi morti.

Il primo è l'attesa iniziale. I primi arrivati sono seduti, mancano ancora tre persone, e sono dieci minuti vuoti in cui tutti guardano il telefono. È il momento in cui una proposta che si fa dal telefono non disturba nessuno, anzi riempie un vuoto.

Il secondo è la fine, dopo il dolce e prima del conto. Il clima è disteso, il tavolo è ancora seduto e un piccolo gesto da parte del locale viene accolto volentieri.

Nel mezzo conviene lasciar stare: mentre si mangia e si parla, qualsiasi richiesta è un'interruzione. E quando il tavolo si sta alzando per uscire è ormai tardi, lì non compila più nessuno.

Tre modi per raccoglierli

Una premessa che vale per tutti e tre: oggi nessuno lascia i propri dati in cambio di niente. Deve esserci uno scambio chiaro e immediato, un premio, un omaggio, un vantaggio alla prossima visita. Senza quello, qualsiasi strumento resta vuoto.

Il Wi-Fi, se lo proponi

È la strada che richiede meno lavoro in sala: chi si connette alla rete del locale lascia i propri dati per farlo, e se alla connessione è collegato un piccolo gioco a premi, come il Naviga & Vinci di Plateform, ha anche un motivo in più.

L'unica cosa da sapere è che oggi la password del Wi-Fi non la chiede quasi più nessuno. Quindi il Wi-Fi va proposto, non aspettato: un cartellino sul tavolo, un QR insieme al menu, una parola di chi accoglie il gruppo quando si siede.

Su un tavolo da dieci è la differenza tra raccogliere un contatto e raccoglierne sei o sette, e dopo la proposta iniziale fa tutto da sé. Una sola accortezza pratica: la rete deve coprire tutta la sala e non solo i tavoli vicini al router, altrimenti raccogli sempre dalla stessa zona.

Il QR al tavolo

Un codice sul tavolo che porta a una pagina dove si lasciano nome, email e data di compleanno, magari in cambio di un piccolo omaggio alla prossima visita. Funziona bene con i gruppi perché basta una persona che lo inquadri e lo facciano anche gli altri. Se vuoi vedere come si imposta, ne abbiamo parlato nell'articolo sulle idee per raccogliere i dati dei clienti.

Chi ha organizzato il tavolo

È l'unico del gruppo con cui hai già un rapporto, quindi può fare da tramite. Ma non con un link qualsiasi: nessuno gira ai propri amici la pagina di un ristorante senza un motivo.

Funziona se gli dai qualcosa da offrire. Il dolce per tutto il tavolo, il brindisi finale, uno sconto sul prossimo gruppo che organizza: cose che può girare dicendo "il locale ci offre questo". A quel punto la proposta non arriva dal ristorante ma da un amico, e chi ha organizzato ci guadagna due volte, perché fa bella figura con le persone che ha invitato.

Si possono raccogliere i contatti di tutti gli ospiti di un tavolo?

Sì, a una condizione: devono lasciarli loro, consapevolmente, con il consenso a essere ricontattati. Un contatto raccolto così è in regola e, soprattutto, è un contatto che vuole sentirti.

Quello che non si può fare è prendere una lista di nomi da chi ha organizzato e inserirla nel tuo archivio. Oltre a non essere corretto, ti riempie la lista di persone che non sanno chi sei e non apriranno mai un tuo messaggio.

Cosa farne poi

I contatti raccolti a un tavolo numeroso non vanno usati subito per vendere qualcosa. Hanno una strada più naturale.

C'è la data di compleanno, che per queste persone vale doppio: chi ha appena festeggiato da te è il candidato più probabile a tornare l'anno dopo. C'è il messaggio a distanza di qualche settimana, che ricorda semplicemente che il locale esiste. E c'è l'invito esplicito a organizzare la prossima occasione, che per un gruppo è la cosa più utile che puoi offrire.

Un tavolo numeroso, visto così, non è un servizio complicato da gestire. È il momento dell'anno in cui più persone nuove si siedono da te tutte insieme.

Dieci persone, dieci possibilità

La prossima volta che entra un gruppo da dieci, prova a guardarlo per quello che è: non un tavolo, ma dieci persone che oggi conosci per una sola.

Non serve raccoglierli tutti e non serve chiedere niente a voce. Basta che ci sia un modo semplice per lasciare un contatto, al momento giusto, in cambio di qualcosa che abbia senso.

Se vuoi partire dalla strada che richiede meno lavoro in sala, guarda come funziona il Wi-Fi di Plateform con il Naviga & Vinci: i tuoi ospiti si connettono, giocano e lasciano i loro dati, mentre tu pensi al servizio.