Le prenotazioni al ristorante possono diventare un vero e proprio incubo per un ristoratore.

Riuscire a trovare un modo efficace per gestire le prenotazioni al ristorante e risparmiare tempo prezioso è essenziale per il successo di un ristorante.

In questo articolo vediamo 5 consigli sulle prenotazioni al ristorante, per evitare perdite di tempo e migliorare la gestione del locale.

Prenotazioni al ristorante: perché evitare perdite di tempo e soldi

Quante volte ti sei sentito un centralinista per confermare tutte le prenotazioni telefoniche dei tuoi clienti?

Quante ore al giorno trascorri al telefono per gestire disdette, modifiche e richieste particolari?

Gestire tutte le prenotazioni del ristorante attraverso un unico canale - il telefono - richiede una persona sempre disponibile, 7 giorni su 7, a rispondere alle chiamate.

Questo significa che, se a gestire le prenotazioni telefoniche sei tu ristoratore, vuol dire che stai perdendo tempo prezioso che avresti potuto dedicare a qualsiasi altra attività, sia all’interno del locale che al tuo tempo libero. Se, invece, ad occuparsi delle prenotazioni al ristorante è una figura addetta del tuo personale, stai spendendo soldi che probabilmente avresti potuto investire in altro.

Gestire le richieste dei clienti soltanto con il telefono richiede quindi dei costi davvero alti, sia in termini di tempo che di denaro. Ecco perché, con pochi e semplici cambiamenti, è possibile migliorare la gestione delle prenotazioni al ristorante.

1. Riduci al minimo le prenotazioni telefoniche

Il tempo che trascorri ogni giorno al telefono per prendere le prenotazioni può essere ridotto in modo significativo grazie alla tecnologia. Per ridurre al minimo le prenotazioni telefoniche, hai ben due strade da percorrere.  La prima - fondamentale - è di avere un canale di prenotazione online.

Attraverso un canale online, i clienti possono prenotare al tuo ristorante 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Significa che puoi ricevere prenotazioni, senza che queste arrivino necessariamente via telefono. La seconda soluzione è di installare un centralino automatico.

In questo modo, il cliente che telefona al ristorante per prenotare, riceve risposta da un risponditore automatico per incentivarlo a prenotare direttamente online.

Come farlo con Plateform

Se utilizzi già Plateform lo saprai bene…  Con Plateform hai una pagina web personalizzabile, sempre attiva, da cui puoi ricevere prenotazioni dai tuoi clienti.

Si tratta di una pagina che puoi veicolare nelle tue comunicazioni social, nelle newsletter e tramite qualsiasi altro canale di contatto con i tuoi clienti. In questo modo, offrendo al cliente un canale di prenotazione online, diverso da quello telefonico, risparmierai parecchie ore al telefono del tuo locale per gestire le richieste.

Tra le ultime novità di Plateform, c’è anche PlateCall, il centralino automatico di Plateform. 

Quando un cliente chiama al locale, con PlateCall riceve risposta da una segreteria automatica che, su richiesta, invia il link per poter effettuare la prenotazione in completa autonomia. Va da sé che entrambi gli strumenti - prenotazioni online e centralino - sono un’arma perfetta per ridurre al minimo il numero di prenotazioni telefoniche al ristorante.

2. Gestisci le cancellazioni delle prenotazioni in modo automatico

Quante volte ti capita di dover ricevere telefonate dell’ultimo minuto dei clienti che disdicono la prenotazione?

Per non parlare poi di quei clienti che fanno no-show: non si presentano, senza avvisarti. In entrambi i casi per il tuo ristorante questo comporta delle perdite di tempo e di soldi.

Cosa fare? Sembrerà banale ma la risposta è davvero molto semplice: devi offrire al cliente uno strumento semplice per cancellare la prenotazione. Spesso, infatti, capita che il cliente - che per qualsiasi motivo non può più onorare la sua prenotazione - non telefona per avvisarti a causa dell’imbarazzo. 

Per metterti a riparo da questi problemi, devi offrire ai tuoi clienti un modo semplice e veloce per disdire la loro prenotazione. Offrendo ai clienti la possibilità di cancellare o modificare le prenotazioni direttamente online, puoi risparmiare tempo e ridurre la necessità di dover gestire cancellazioni telefoniche last-minute.

Come farlo con Plateform

Con Plateform, una volta che il cliente effettua la prenotazione online, può cancellarla in completa autonomia, direttamente tramite la mail di conferma. In questo messaggio, che il cliente riceve quando viene confermata la sua prenotazione, è presente infatti il pulsante "Gestisci prenotazione".

Cliccando sul tasto, il cliente visualizza la pagina di riepilogo della sua prenotazione, con i relativi dati, e il bottone "Annulla Prenotazione".

3. Raccogli informazioni preziose durante la prenotazione

Quante volte ti è capitato di dover gestire intolleranze o intolleranze dei clienti al momento del servizio, senza aver avuto modo di organizzarsi in anticipo?

Quando si gestiscono le prenotazioni al ristorante solo via telefono, il tempo è sempre poco. Per questo, al momento della chiamata è raro ricordarsi di fare domande importanti come “Ci sono bambini?”, “Intolleranze o allergie?”.

Si tratta di domande che sai essere fondamentali per gestire al meglio il servizio e il lavoro in cucina. Per questo, è essenziale raccogliere queste informazioni prima che il cliente arrivi al locale.

Anche in questo caso, avere un canale di prenotazione online ti permette di risolvere anche questa esigenza. Infatti, il cliente al momento della prenotazione potrà rispondere alle domande che preferisci, così da fornirti tutte le informazioni di cui hai bisogno per offrire un’esperienza positiva in sala.

Come farlo con Plateform

Con Plateform, puoi includere domande specifiche da porre al cliente al momento della prenotazione/ordine online. Attraverso lo strumento dei “Campi aggiuntivi”, infatti, puoi chiedere informazioni in più al cliente quando effettua una prenotazione. Ad esempio:

• Ci saranno bambini?

• Ci sono commensali con allergie o intolleranze?

• Hai richieste particolari? 

In questo modo, appena ricevi la richiesta da parte del cliente, avrai già tutte le informazioni che ti servono per poter gestire il servizio al meglio.

4. Invia promemoria della prenotazione al ristorante

Nei precedenti paragrafi abbiamo parlato di un tema che sappiamo essere molto caro a molti ristoratori: i no-show. Purtroppo il fenomeno dei clienti che prenotano e non si presentano al locale è piuttosto frequente.

Oltre a farti perdere tempo, causano anche una perdita di soldi. Tra i motivi alla base di un no-show c’è anche quello che il cliente si è semplicemente dimenticato di aver prenotato. E questo capita soprattutto quando si tratta di prenotazioni telefoniche.

Ma quanto tempo ti richiederebbe telefonare ogni giorno tutti i clienti della giornata per ricordare loro della prenotazione?

Ore e ore di tempo. La soluzione è inviare dei messaggi automatici di reminder della prenotazione, senza che tu debba fare nulla.

Come farlo con Plateform

Con Plateform, puoi limitare quanto più possibile i no-show, oltre che attraverso l’utilizzo della carta di credito a garanzia (ti suggeriamo di approfondire l’argomento in questo articolo), anche con altri due strumenti automatici.

Quando il cliente prenota al tuo ristorante, puoi decidere di inviare - in modo completamente automatico - fino a due notifiche di reminder così da ricordargli della sua prenotazione.

Non è finita qui.

Puoi inoltre decidere di richiedere la riconferma della prenotazione ai clienti, attraverso il messaggio di promemoria. In questo modo, il cliente riceverà un link dal quale può riconfermare la propria prenotazione.

5. Utilizza un’agenda digitale per gestire le prenotazioni al ristorante

Un ultimo consiglio per risparmiare tempo nella gestione delle prenotazioni del ristorante, riguarda sicuramente quello di abbandonare la vecchia agenda cartacea. Pensa a quante volte capita di ricevere una telefonata mentre sei fuori dal locale e non hai modo di consultare l’agenda.

O ancora, quante cancellature, scarabocchi e scritte incomprensibili, ci sono su ogni pagina della tua agenda che rendono difficile leggere il nome del cliente?

Oppure, quando devi appuntare la prenotazione del cliente su un post-it volante mentre sei di corsa durante il servizio?

In tutti questi casi, stai perdendo tempo prezioso, che avresti potuto evitare grazie ad un’agenda digitale. Stiamo parlando di un’agenda digitale in cui puoi inserire e gestire tutte le prenotazioni, sia quelle telefoniche che quelle che arrivano via web e Google.

Questa agenda rappresenta per te ristoratore uno strumento di controllo completo del tuo locale, che ti permette di gestire in pochi click ogni prenotazione, ovunque tu sia.

Come farlo con Plateform

Con l’agenda digitale delle prenotazioni di Plateform migliori la gestione delle prenotazioni del tuo locale e risparmi tempo prezioso. 

Con Plateform, puoi controllare e gestire le prenotazioni in qualsiasi momento della giornata, da qualsiasi dispositivo e da più utenti contemporaneamente. In questo modo, eviti il caos e il disordine tipico dell’agenda cartacea. 

Come risparmiare tempo per le prenotazioni al ristorante con Plateform

Se sei arrivato a leggere fin qui, avrai capito che ottimizzare la gestione delle prenotazioni al ristorante è fondamentale per risparmiare tempo prezioso. Plateform è una piattaforma che permette di ricevere e gestire prenotazioni da web e da Google, oltre che inserire quelle manuali.

Con la versione gratuita di Plateform Light puoi ricevere prenotazioni anche da Google, attivando il pulsante del Reserve with Google. Se desideri scoprire come Plateform ti aiuta a gestire al meglio le prenotazioni del ristorante, risparmiando tempo e soldi e aumentando i guadagni, trovi qui i prezzi e i piani. Oppure puoi richiedere una dimostrazione gratuita, compilando il modulo nella stessa pagina.  Se, invece, vuoi approfondire le funzioni della versione gratuita di Plateform Light, clicca qui.