Il periodo natalizio rappresenta un’opportunità fondamentale per i ristoranti, tra feste aziendali, cene con amici e parenti e il tradizionale cenone di Natale o Capodanno riempiono i locali di clienti.

Tuttavia, questo picco di prenotazioni può trasformarsi in un incubo per il ristoratore, se non si adottano strategie e strumenti adeguati per la gestione delle prenotazioni.

In questo articolo, vediamo come affrontare e organizzare al meglio prenotazioni, liste d’attesa e turni di lavoro durante le festività, riducendo lo stress e massimizzando i profitti.

1. Automatizzare la gestione delle prenotazioni

Durante il periodo natalizio, il telefono squilla incessantemente, le prenotazione via email, le richieste sui social o ancora su WhatsApp. 

Questo può portare a confusione, errori e clienti insoddisfatti.

Per questo motivo, il primo passo per gestire il picco di prenotazioni natalizie al ristorante evitando stress è quello di adottare un software di gestione delle prenotazioni.

In questo modo puoi centralizzare tutte le prenotazioni in un’unica agenda digitale. Che si tratti di richieste da Google, pagina web o telefonate, puoi gestire tutto in una sola piattaforma, evitando sovrapposizioni o dimenticanze

Quali sono i vantaggi di automatizzare la gestione delle prenotazioni?

• Maggiore precisione: ogni prenotazione viene registrata automaticamente, evitando errori di trascrizione.

• Tempo risparmiato: il ristoratore può concentrarsi sulla gestione del locale invece di rispondere al telefono.

• Esperienza cliente migliorata: il cliente riceve conferme immediate e dettagliate, riducendo il rischio di no-show.

2. Pianifica e ottimizza i turni di lavoro

Le festività natalizie portano sicuramente un grande carico di lavoro per il personale di sala e cucina. 

Se i turni non sono pianificati correttamente, possono verificarsi sovraccarichi o disorganizzazioni che compromettono il servizio. Per questo motivo, è fondamentale anticipare questa esigenza, per ottimizzare i turni di lavoro all’interno del ristorante.

Da questo punto di vista, Plateform permette al ristoratore di prevedere i picchi di affluenza analizzando lo storico delle prenotazioni degli anni precedenti.

In questo modo, si può pianificare il personale giusto per ogni turno e servizio.

Non solo. Con Plateform puoi organizzare e ottimizzare anche i turni e gli orari del servizio, così da riuscire ad accogliere al meglio tutti i clienti.

Quali sono i vantaggi?

• Evitare il sovraffollamento: personale sufficiente per gestire ogni turno senza sovraccaricare i dipendenti.

• Efficienza operativa: assegnare i ruoli in base alle esigenze specifiche di ogni serata.

• Maggiore soddisfazione del cliente: un servizio più fluido e rapido migliora l’esperienza complessiva del cliente.

3. Sfrutta la lista d’attesa per evitare di perdere clienti

Durante le festività, aumenta molto di più la probabilità di avere il ristorante sold-out e di gestire serate di pienone.

Spesso, però, si verificano cancellazioni dell’ultimo minuto.

Questo significa che senza un sistema organizzato, questi posti rischiano di restare vuoti, anche quando si tratta di serate in cui avevi previsto sold-out.

Per questo, può essere utile attivare una lista d’attesa per i clienti che non trovano posto al momento della loro richiesta.

Plateform consente di gestire in modo automatico una lista d’attesa e di contattare i clienti in tempo reale appena un tavolo si libera.

Quali sono i vantaggi della lista d’attesa?

• Massimizzazione dei coperti: ogni tavolo disponibile viene riempito.

• Riduzione delle perdite: meno posti vuoti, meno perdite economiche e più entrate.

• Servizio proattivo: i clienti in lista d’attesa si sentiranno seguiti e considerati.

4. Automatizza i promemoria per ridurre i no-show

Così come la lista d’attesa aiuta a ridurre perdite economiche a causa dei no-show, ossia clienti che prenotano ma non si presentano, c’è anche un altro strumento particolarmente utile per ricordare ai clienti della loro prenotazione.

Si tratta dell’invio di reminder automatici via SMS, email e/o WhatsApp ai clienti, con un promemoria relativo a orario e data della prenotazione.

Grazie a Plateform, puoi inviare promemoria automatici via SMS, email o WhatsApp qualche giorno e/o qualche ora prima della prenotazione. Puoi anche richiedere ai clienti di confermare nuovamente la loro prenotazione.

Quali sono i vantaggi dei promemoria automatici?

• Meno no-show: i clienti sono incentivati a presentarsi o a cancellare tempestivamente.

• Comunicazione professionale: i promemoria automatici dimostrano attenzione verso il cliente.

5. Organizza la sala con l’assegnazione automatica dei tavoli

Un’organizzazione efficiente della sala è fondamentale per garantire il massimo rendimento del locale. Durante le festività, ottimizzare l’assegnazione dei tavoli può fare la differenza per massimizzare i guadagni.

Plateform offre strumenti per  l’assegnazione automatica dei tavoli. In questo modo, quando ricevi la prenotazione, il sistema conferma automaticamente la richiesta e assegna a ciascuna prenotazione il relativo tavolo, tenendo conto del numero di coperto, del livello di priorità che tu stesso hai attribuito a ciascun tavolo e alla disponibilità del locale.

Se, invece, preferisci una gestione manuale delle prenotazioni e di assegnazione dei tavoli, puoi sfruttare anche i dati delle prenotazioni per assegnare tavoli specifici in base alle esigenze dei clienti (gruppi, coppie, famiglie con bambini).

Quali sono i vantaggi dell’assegnazione dei tavoli? 

• Più coperti serviti: una rotazione ottimizzata dei tavoli consente di aumentare il numero di clienti serviti.

• Esperienza personalizzata: assegnando i tavoli in base alle preferenze, offri un servizio più attento e mirato.

• Efficienza operativa: meno tempi morti e disorganizzazione.

Conclusione

Gestire il picco di prenotazioni natalizie al ristorante può essere una sfida, ma con gli strumenti e le strategie giuste è possibile trasformare questo periodo in un successo senza stress. 

Plateform si rivela un alleato prezioso, offrendo soluzioni che semplificano la gestione delle prenotazioni, migliorano la comunicazione con i clienti e ottimizzano il servizio.

Organizzando al meglio il tuo ristorante, rendi il periodo natalizio un’occasione di crescita e soddisfazione per te, il tuo staff e i tuoi clienti.

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