Nell’ultimo periodo, i no-show e le cancellazioni al ristorante, si stanno trasformando in una vera e propria (brutta) abitudine per i clienti, sempre più diffusa.

È sabato sera, i tavoli sono tutti preparati e i tuoi assistenti di sala sono tutti pronti per accogliere i clienti… Si prospetta una serata sold out, ma il rischio di no-show è sempre dietro l’angolo! La paura che un cliente non si presenti al locale, soprattutto se si tratta di prenotazioni con molti coperti, è piuttosto frequente nei ristoratori. Per poter gestire al meglio le cancellazioni, anche quelle last-minute, e prevenire i no-show, è importante saper applicare diverse tecniche e azioni e avere uno strumento facile e intuitivo che ti permetta di renderle automatiche. Plateform Light ti consente di mettere in atto una serie di strategie, per automatizzare la gestione delle cancellazioni e limitare il rischio di no-show. In questo articolo vedremo:

Perché è importante prevenire i no-show e le cancellazioni last-minute

Tra i fenomeni con cui si deve fare i conti quando si parla di prenotazioni al ristorante c’è sicuramente quello del no-show. Ormai lo sai bene: stiamo parlando di quelle persone che, dopo aver prenotato, decidono di non presentarsi più al ristorante, per le ragioni più disparate… Per combattere e limitare il rischio di no-show al tuo locale, devi assolutamente seguire alcune strategie per ridurre al minimo il danno. Infatti, oltre ad incidere negativamente sul tuo stato emotivo, i no-show sono anche un costo per il ristorante.

Prova ad immaginare…

Hai 140 posti a sedere, di cui il 50% sono occupati da prenotazioni anticipate. Lo scontrino medio si aggira intorno ai 40€ a coperto.  Se il 10% dei clienti che hanno prenotato, non si presenta, significa che ogni sera rischi di perdere 280€. In altre parole, rischi di perdere oltre 8.000€ al mese! Una situazione molto simile si verifica con le cancellazioni o modifiche last minute. Si tratta, in questo caso, di persone che prenotano per una determinata data e, soltanto poco prima dell’orario di prenotazione, chiamano per disdire o per ridurre il numero di coperti del tavolo.

Per avere un’idea più chiara di quanto i no-show e le cancellazioni last-minute incidono sul tuo locale, Plateform Light offre la funzione “Agenda” del modulo di Prenotazioni. In questo modo, potrai vedere chi ha fatto no-show in passato e verificare quanto perdi ogni mese a causa dei no-show. (Di come Plateform aiuta a gestire i no show ne abbiamo parlato anche in questo webinar).

I no-show al ristorante: quanto è diffuso il fenomeno?

Prima di andare ad elencare alcune azioni e strategie che possono essere applicate per ridurre l’impatto dei no-show e delle cancellazioni dell’ultimo minuto sulla tua attività, ecco qualche informazione in più in merito al fenomeno. Quanto è diffuso il fenomeno dei no show nel settore della ristorazione? Quanti sono i clienti che dopo aver prenotato in un locale non si presentano? A rispondere a queste domande è il recente Rapporto Osservatorio Ristorazione 2023, con un’analisi approfondita fatta su oltre 4 milioni di coperti e 1 milione di prenotazioni, grazie ai dati Plateform. Sono poco più di 2 su 100 le prenotazioni online che avvengono e non si concretizzano all’interno del locale. Al telefono, la percentuale di no-show è di circa 1,45%, mentre con Prenota con Google è del 4,80%.

Dunque, quanto più “freddo” il mezzo di comunicazione con cui si prenota, maggiore è la probabilità che si verifichi il no-show (qui una riflessione di Lorenzo Ferrari su questo andamento). Nonostante i numeri siano relativamente bassi, il fenomeno dei no-show e delle cancellazioni al ristorante, soprattutto quelle last-minute, non deve essere sottovalutato. 

Come limitare no-show e cancellazioni al ristorante con Plateform Light

Plateform Light permette di gestire e prevenire i no-show e le cancellazioni last-minute. Applicando correttamente le funzioni e gli strumenti messi a disposizione dalla versione gratuita di Plateform, infatti, sarà possibile riuscire a limitare i danni economici provocati da questi fenomeni. Ecco, quindi, alcune strategie da applicare per ridurre le conseguenze dei no-show e delle cancellazioni al ristorante o le modifiche last-minute.

1. Gestisci tutte le prenotazioni in un’unica piattaforma

Per poter ridurre i danni economici spesso provocati dai no-show e dalle cancellazioni dell’ultimo minuto, è essenziale avere il controllo di tutte le prenotazioni effettuate dai tuoi clienti. Plateform Light permette, infatti, di avere la gestione completa di tutte le prenotazioni provenienti dal web, tramite Prenota con Google e quelle telefoniche, inserite manualmente. Senza una piattaforma unica con cui poter gestire tutte le prenotazioni del locale diventa impossibile riuscire a controllare i no-show e limitare le cancellazioni last-minute.

2. Usa le notifiche automatiche

Il primo passo per cercare di ridurre il numero di persone che non si presentano al ristorante è sicuramente quello di inviare una notifica in merito alla loro richiesta di prenotazione.

Con Plateform Light invii una notifica di conferma prenotazione via email al cliente, in modo completamente automatico.

Il cliente che riceve la comunicazione dal ristorante dove ha prenotato si sente coccolato. Questo migliora decisamente la fedeltà e l’esperienza complessiva del cliente. Sicuramente un sistema di invio automatico delle notifiche ti permette di risparmiare tempo e denaro rispetto ad un'attività manuale.

3. Comunica un tempo di attesa massimo

Per evitare che quando il cliente non si presenta al ristorante e che tu perda la possibilità di cedere il tavolo ad altri clienti, è utile stabilire un tempo di attesa massimo. Non dovrai fare altro che comunicare al cliente, al momento della prenotazione, un tempo massimo di ritardo tollerabile. Una volta superato l’orario, potrai cedere il posto ad altri clienti che si presentano senza prenotazione. Per fare questo, però, è importante comunicare preventivamente il tempo di attesa massimo, preferibilmente nel momento in cui il cliente decide di prenotare. Plateform Light ti permette di comunicare il tempo massimo di attesa prima di procedere con la cancellazione del tavolo dopo aver effettuato la prenotazione con la conferma automatica. In questo caso, non dovrai fare altro che impostare, tramite Plateform Light, il testo che il cliente riceverà automaticamente via email, indicando il tempo massimo di tolleranza per il ritardo.

4. Semplifica la cancellazione

Sì, hai capito bene: per evitare il fenomeno dei no-show, devi semplificare la cancellazione. Potrebbe sembrarti assurdo, ma se vuoi combattere la mancata presentazione dei tuoi clienti, devi assolutamente rendere semplice la possibilità di cancellare in anticipo. In questo modo, il cliente potrà annullare in maniera semplice la prenotazione attraverso un semplice click (e senza bisogno di telefonare e trovare una scusa da dirti!)

5. Fai una black-list dei clienti che fanno no show

Plateform Full, la versione completa della piattaforma, ti aiuta a limitare i no-show e le cancellazioni anche attraverso un altro strumento fondamentale, quello dei TAG. I tag sono delle semplici etichette che puoi attribuire ai tuoi clienti sulla base di determinati criteri, sia manualmente che in maniera automatica. Nel caso dei clienti che non arrivano al locale, nonostante la prenotazione, Plateform Full assegna automaticamente un’etichetta al cliente che ha fatto no-show. Basterà semplicemente che modifichi lo stato della prenotazione in “non arrivato”. Dopo aver confermato l’operazione, il sistema di Plateform assegnerà il tag in maniera completamente automatica ai clienti. Attraverso i filtri e le varie modalità di ordine delle prenotazioni, potrai così verificare quali sono i clienti che non si sono presentati al ristorante, senza cancellare la prenotazione, filtrando la ricerca per stato.

6. Gestisci la lista d’attesa

Con Plateform Full, la versione a pagamento della piattaforma, i ristoratori hanno a loro disposizione un ulteriore alleato per contrastare il fenomeno dei no-show e delle cancellazioni last minute. Stiamo parlando della funzione della lista d’attesa. Avere la possibilità di mettere il cliente in attesa, può essere una soluzione davvero utile nei casi di cancellazioni all’ultimo minuto oppure di no show.  In questo modo potrai riempire i tavoli vuoti in modo molto più semplice, riducendo al minimo il rischio di impatti negativi sui profitti della serata.  Con Plateform Full, infatti, potrai inserire i clienti in lista d’attesa e riservare loro un tavolo, non appena si libera. Bastano pochi click per evitare che i clienti vadano alla concorrenza e al contempo rimpiazzare eventuali cancellazioni dell’ultimo minuto o no-show.

In conclusione, riuscire ad evitare al 100% il rischio di no show e di cancellazioni dell'ultimo minuto è davvero difficile. Ma sicuramente applicare queste funzioni permette di ridurre questo fenomeno e, quindi, evitare di dover affrontare perdite di profitto. Per aiutarti a limitare i no-show e le cancellazioni al ristorante, Plateform è il giusto alleato: compila il modulo in fondo a questa pagina e attiva subito la versione gratuita di Plateform per godere di tutti i vantaggi per il tuo ristorante! Se, invece, desideri saperne di più sulla versione di Plateform Full per approfittare di tutti gli strumenti con cui puoi ridurre il rischio di no-show, come cc a garanzia, la lista d'attesa e l'invio di promemoria, puoi consultare la Pagina Prezzi e richiedere una dimostrazione gratuita compilando il relativo form che trovi nella stessa pagina.