Con il flusso costante di clienti e le prenotazioni che aumentano, è essenziale gestire le prenotazioni al ristorante ad Agosto - ancora di più rispetto agli altri mesi dell’anno - con precisione e in modo efficiente.

Agosto è un periodo cruciale per i ristoranti, soprattutto quando si gestiscono locali situati in località ad alta vocazione turistica. Per questo, è essenziale evitare problemi come overbooking, clienti che non si presentano al locale e clienti insoddisfatti.

In questo articolo vediamo, quindi, come gestire meglio le prenotazioni al ristorante ad Agosto in 5 mosse.

Prenotazioni al ristorante ad Agosto: alcuni dati sull’andamento

Sicuramente il mese di Agosto rappresenta uno dei periodi con maggiore affluenza per i ristoranti.  Come emerge dal Rapporto Osservatorio Ristorazione 2023, infatti, il mese migliore dello scorso anno è stato proprio agosto.

Tramite Plateform, infatti, è stata registrata una media di 269 prenotazioni per locale. Inoltre, tra le giornate in cui è stato verificato uno dei picchi più alti di prenotazioni durante l’anno c’è proprio il 15 agosto. A Ferragosto 2023 vi è stata una media di 20,44 prenotazioni per locale. 

Sul tema, ti suggeriamo anche la lettura di questo articolo: 5 consigli utili per gestire il tuo ristorante a Ferragosto.

1. Organizza l’agenda in maniera impeccabile

Durante i giorni frenetici di agosto, quante volte ti sei ritrovato a dover fare i conti con un’agenda completamente disordinata, in cui non si capiscono più neanche quante prenotazioni sono previste per la giornata?

Tra prenotazioni telefoniche, quelle provenienti dai canali social, da WhatsApp, dal sito o ancora dal profilo Google…

Stare dietro a tutte le prenotazioni con un’agenda cartacea e mantenere ordine e pulizia è davvero impossibile. Senza un’agenda ben organizzata e chiara, il rischio è quello di non riuscire a gestire correttamente le prenotazioni al ristorante ad Agosto. Questo perché, al momento di una nuova richiesta di prenotazione, ti ritroveresti a dover consultare due - se non tre o più - strumenti diversi per verificare se hai ancora tavoli liberi…

Mentre sfogli l’agenda cartacea, dai un’occhiata ai messaggi WhatsApp e controlli tutte le prenotazioni online e da Google, passano minuti interminabili prima di poter dare riscontro al cliente in merito alla sua richiesta.

Per non parlare del personale di sala che, quando accoglie un nuovo cliente in sala, si ritrova a fare le stesse operazioni, per riuscire a trovare la sua prenotazione e accompagnarlo al suo tavolo.

Ecco perché il primo passo per gestire al meglio le prenotazioni al ristorante ad Agosto è sicuramente organizzare benissimo l’agenda.  Cosa significa? Vuol dire che hai bisogno di un unico strumento dove raggruppare e gestire tutte le prenotazioni che arrivano dai diversi canali usati dai tuoi clienti.

Uno strumento che ti permette di risparmiare tempo e di vedere a colpo d’occhio tutte le prenotazioni e i dettagli sul cliente.

2. Riduci al minimo gli errori in agenda

L’errore umano è sempre dietro l’angolo, soprattutto quando si tratta di periodi stressanti come quello estivo. Per questo, per gestire al meglio le prenotazioni al ristorante ad Agosto è fondamentale fare di tutto per ridurre al minimo gli errori in agenda. Un errore commesso sull’agenda prenotazioni del tuo locale, infatti, significa guadagni in meno per te. Pensa a quanto può essere facile commettere uno di questi errori…

• Sbagliare a scrivere un numero di telefono

• Dimenticare di inserire una prenotazione perché si è troppo impegnati durante il servizio

• Inserire una prenotazione nel giorno sbagliato.

Non si tratta di un semplice sbaglio. Purtroppo, quando si commette un errore sull’agenda prenotazioni, il rischio è quello di avere guadagni mancanti a fine serata. Prova ad immaginare… Se il cliente non arriva e il numero di telefono è stato scritto male, non hai modo di contattarlo per sapere se è in arrivo.

Questo significa che non potrai eventualmente rimpiazzare la sua prenotazione.

O ancora, se arriva il cliente ma tu non hai segnata in agenda la prenotazione e il locale è sold-out, cosa fai? Va da sé che il cliente resterà scontento e, di conseguenza, non tornerà più nel tuo locale. Oppure, ti ritrovi a dover rifiutare richieste di prenotazioni per un sabato sera. Perché dall’agenda non vedi più tavoli liberi, per poi renderti conto troppo tardi che avevi inserito nel giorno sbagliato due prenotazioni.

Sono situazioni che purtroppo accomunano spesso ristoratori come te. Se già solitamente problemi di questo tipo generano nervosismo, figuriamoci quando si tratta di una gestione sbagliata delle prenotazioni al ristorante ad Agosto. Per questo il secondo passo da fare è ridurre al minimo gli errori in agenda. 

Come?

Cercando di rendere il più automatico possibile il processo di prenotazione. L’unica soluzione è quella di avere un’agenda digitale con cui non solo puoi gestire e organizzare prenotazioni, ma anche riceverle.

Attraverso un canale di prenotazione online è il tuo cliente che inserisce tutti i suoi dati. Sempre il cliente invia la sua richiesta di prenotazione e indica eventuali allergie o richieste particolari. Tu non dovrai fare altro che decidere se accettare o rifiutare la sua prenotazione, senza il rischio di commettere errori di trascrizione in agenda.

3. Ricorda ai clienti della prenotazione

Può sembrare assurdo, ma è davvero così...

Tra i motivi per cui i clienti non arrivano al locale, non rispettando la loro prenotazioni, c’è anche quello di essersene dimenticati. Soprattutto quando si tratta di prenotazioni al ristorante ad Agosto che potrebbero essere state richieste molte settimane prima.

Non è raro che i clienti chiedano di riservare un tavolo con largo anticipo, per non rischiare di trovare tutto occupato.  Proprio per questo motivo, è essenziale ricordargli della loro prenotazione, così da evitare fastidiosi no-show, dovuti al fatto che si siano dimenticati. Ed è qui che entra in gioco la terza mossa utile per migliorare la gestione delle prenotazioni al ristorante ad Agosto (e non solo). 

Un ulteriore passo è quello di inviare dei promemoria, così da ricordare ai propri clienti della loro prenotazione. Certamente, siamo d’accordo con te: ricordare ai clienti delle loro prenotazioni in modo manuale è pressoché impossibile. Significherebbe avere una figura dedicata esclusivamente a questa mansione, che ogni giorno deve telefonare ad ogni cliente per ricordare del suo tavolo prenotato.

Con un software come Plateform, invece, l’invio del promemoria avviene in modo completamente automatico: il cliente riceve via SMS, email e/o WhatsApp un reminder su orario e giorno della sua prenotazione. In più, se vuoi accertarti che il cliente verrà, potrai decidere di inviare anche una vera e propria conferma di riconferma della prenotazione. In questo modo ottieni ben due vantaggi: da un lato la gestione più efficiente delle prenotazioni. Dall’altro eviti il rischio di perdite economiche causate dai no-show.

4. Automatizza le prenotazioni telefoniche

Il telefono del ristorante suona incessantemente con nuove richieste o modifiche delle prenotazioni è probabilmente una delle costanti problematiche dei ristoratori, quando si parla delle prenotazioni al ristorante ad Agosto.

Il telefono che squilla non solo è fastidioso per il cliente ma diventa una distrazione anche per il personale in sala, che sarà costantemente interrotto durante il servizio. Questo porta ad un rischio maggiore di errori sull’agenda. Cosa fare, quindi, con quei clienti che continuano a telefonare per poter prenotare? Ecco che arriviamo al quarto step che implica ben due cambiamenti per il tuo locale: 

1. Avere un’agenda digitale: come ti abbiamo spiegato nei due paragrafi precedenti, avere un’agenda digitale per la gestione delle prenotazioni ti permette a tutti gli effetti di offrire al cliente la possibilità di riservare un tavolo in pochi click da un canale online semplice e intuitivo.

2. Attivare un centralino automatico: utilizzando un centralino come PlateCall, il centralino di Plateform, puoi incentivare maggiormente le prenotazioni online. Infatti, quando il cliente telefona al locale per prenotare, in automatico sarà risposto da una segreteria, la quale già invierà tramite messaggio WhatsApp un link per poter prenotare online.

Anche qui ne consegue non solo un risparmio di tempo e di energie, ma anche una semplificazione della procedura di prenotazione al ristorante ad Agosto.

5. Mettiti al riparo dai no-show

Non è raro che ad Agosto molti ristoratori si lamentino dell’elevato rischio di no-show, quindi dei clienti che prenotano e poi non si presentano al locale. Come saprai, è essenziale fare di tutto per riuscire a mettersi a riparo da questo tipo di clienti.

Così introduciamo la quinta e ultima mossa di questa guida su come migliorare la gestione delle prenotazioni ad Agosto: richiedere la carta di credito a garanzia. In questo modo, se il cliente non si presenta al locale, potrai addebitare sulla sua carta di credito un importo specifico che potrai decidere autonomamente, in base all'identità del tuo locale e alle tue esigenze. Anche in questo caso, con un software di prenotazioni online con cui i clienti possono prenotare online è possibile semplificare ulteriormente la procedura e scongiurare il rischio di clienti che non si presentano.

Come Plateform ti aiuta gestire meglio le prenotazioni al ristorante ad Agosto

Abbiamo visto cinque consigli utili da seguire per migliorare la gestione delle prenotazioni al ristorante ad Agosto. Come avrai notato, il primo passo da compiere è avere un canale di prenotazione online.

Questo, infatti, non solo semplifica il processo di prenotazione del cliente, ma migliora anche la gestione da parte tua e del tuo staff. Plateform è un vero e proprio alleato per poter gestire nel modo ottimale le prenotazioni relative ad Agosto.

Plateform è disponibile in due versioni. Una completamente gratuita, Plateform Light, con cui puoi ricevere prenotazioni anche da Google, attivando il pulsante del Reserve with Google.  Se, invece, desideri scoprire come Plateform può aiutarti a migliorare la gestione prenotazioni ma anche ad implementare delle strategie di marketing (e non solo) con tantissimi altri strumenti, trovi qui i prezzi e i piani.

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